Kotoutumissuunnitelman laatii työvoimaviranomainen tai kunta maahanmuuttaneen tilanteen mukaan. Tarvittaessa suunnitelman valmisteluun osallistuu myös hyvinvointialue.
Kotoutumislain mukaan työvoimaviranomainen laatii kotoutumissuunnitelman työnhakijana olevalle ja kunta muulle kuin työnhakijana olevalle maahanmuuttaneelle.
Hyvinvointialue osallistuu työvoimaviranomaisen tai kunnan pyynnöstä kotoutumissuunnitelman laatimiseen ja tarkistamiseen, jos maahanmuuttaneen kotoutumisen edistäminen edellyttää näiden eri viranomaisten järjestämisvastuulle kuuluvien palvelujen yhteensovittamista. Vastuu kotoutumissuunnitelman laatimisesta, seurannasta ja päivittämisestä on kuitenkin työvoimaviranomaisella tai kunnalla.