Kuvaus henkilötietojen käsittelystä kotoutumisen kumppanuusohjelmaan ilmoittautumisen yhteydessä.
Rekisterinpitäjä
ELY-keskusten kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus)
PL 1000, 50101 Mikkeli
Vaihde 0295 020 000
Sähköposti [email protected]
Tietosuojavastaavan yhteystiedot: [email protected]
Rekisteröidyt
Kumppanuusohjelman rekisteriin rekisteröidään kumppanuusohjelmaan ilmoittautuneet organisaatiot ja niiden yhteyshenkilöt.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella, rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi ja/tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi mm. kumppanuusohjelman viestinnän, markkinoinnin, yhteydenottojen, raportoinnin ja muiden yhteydenpitojen hoitamiseksi.
Mikäli rekisteröity ei toimita kumppanuusohjelmaan ilmoittautumiseen tarvittavia tietoja, KEHA-keskus ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista kumppanuusohjelmaan.
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat esimerkiksi seuraavat:
- Kotoutumisen kumppanuusohjelmasta kertominen ja tiedottaminen
- Kumppanuusohjelmaan liittyvän aineiston, kyselyn ja palautteen kohdistaminen
- Kumppanuusohjelmaan liittyvien tapahtumien järjestäminen ja niiden markkinointi
- KEHA-keskuksen kirjanpitovelvoitteiden täyttäminen ja EU-velvoitteiden täyttäminen
Rekisteriin tallennettavat tiedot
Kumppanuusohjelman rekisteri sisältää organisaatioiden tai niissä toimivien hankkeiden tietoja, organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja sekä yksityisten ihmisten tietoja:
- etu- ja sukunimi
- yhteystiedot
- organisaation nimi ja yhteystiedot
Kumppanuusohjelmaan liittyen annetut tarpeelliset tiedot, kuten:
- toiminnan kohderyhmä
- toiminnan teema
Kumppanuusohjelmarekisterin tietojen keräämisessä voidaan käyttää seuraavia järjestelmiä, kuten: Webropol ja sähköposti.
Lähtökohtaisesti tiedot kerätään kotoutuminen.fi-verkkopalvelussa julkaistavalla lomakkeella.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus:
- pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin eli oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.
- vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyynnössä tulee yksilöidä, mikä tieto on virheellinen, millä perusteella se on virheellinen ja miten sitä tulisi muuttaa. Rekisterinpitäjän on tehtävä oikaisu ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterinpitäjälle
- rajoittaa käsittelyä. Jos rekisteröity on ilmoittanut, että hänen tietonsa ovat virheellisiä, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu
- perua suostumus. Käsiteltäessä henkilötietoja suostumuksen perusteella on rekisteröidyllä oikeus, milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus, jonka jälkeen henkilötietoja ei käsitellä, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta
- pyytää tietojen poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan henkilötiedon poistamista. Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita työ- ja elinkeinoministeriö tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittely ei ole asianmukaista. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Kumppanuusohjelmaan ilmoittautuneiden nimi- ja yhteystietoja ei luovuteta KEHA-keskuksen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta, ellei KEHA-keskuksella ole velvollisuus luovuttaa tieto KEHA-keskusta sitovan säännöksen nojalla. Poikkeuksena tähän kumppanuusohjelmaan ilmoittautuneiden nimi- ja yhteystiedot voidaan luovuttaa ELY-keskusten kumppanuusohjelman yhteyshenkilöille. Tiedot luovutetaan vain kumppanuusohjelman viestintää varten.
Muut tietojen luovuttamiset tapahtuvat julkisuuslain, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön (kuten valtionavustuslaki) perusteella, ja siitä päättää sekä luovutukset toteuttaa kumppanuusohjelmasta vastaava yksikkö.
Tietojen säilyttäminen
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin on tarpeen henkilön tekemän yhteyshenkilöksi ilmoittautumisen ja siihen liittyvän yhteydenpidon mahdollistamiseksi, sekä KEHA-keskusta sitovan lainsäädännön varmistamiseksi.
Tiedot poistetaan tai korvataan uuden yhteyshenkilön tiedoilla, jos yhteyshenkilö ei enää toimi ilmoittamansa organisaation yhteyshenkilönä kotoutumisen kumppanuusohjelmaan liittyen. Rekisterinpitäjä pidättää itsellään oikeuden tallentaa erilliseen tilastoon kumppanuusohjelmaan osallistuneiden yhteyshenkilöiden lukumäärän ja organisaation.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
KEHA-keskus vastaa rekisterinpitäjänä rekisterissä olevista henkilötiedoista. Tarvittaessa henkilötietoja voivat käsitellä kolmantena osapuolena ilmoittautumissovellusten ylläpidon vastuuhenkilöt. Henkilötietojen käsittelystä kolmansien osapuolien kanssa on sovittu tietojenkäsittelysopimuksilla. Kumppanuusohjelmarekisterin tietoja käsittelevät KEHA-keskuksen kotoutumisen kumppanuusohjelmasta ja kotoutuminen.fi-verkkopalvelun päivittämisestä vastaavat henkilöt. Rekisteritietoja voidaan jakaa KEHA-keskuksen sisällä, sekä kumppanuusohjelman keskeisten sidosryhmien kesken.
Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Tietojasi ei siirretä EU:n eikä Eta-maiden ulkopuolelle, ellei se ole välttämätöntä esimerkiksi kumppanuusohjelmaan liittyvissä tilaisuuksissa. Jos kumppanuusohjelmaan liittyvä kumppani on poikkeuksellisesti EU:n tai Eta-maiden ulkopuolella, tietojen toimittamisesta tällaiselle kumppanille informoidaan erikseen yhteyshenkilöille.
