På denna sida hittar du svar på vanliga frågor om kundinformationssystemet KOTO-digi, dess utveckling, ibruktagande och fortsatta utveckling. Frågorna och svaren uppdateras.
Sidan uppdaterad 24.4.2024.
Grundläggande uppgifter
Inom Koto-digi-projektet utvecklas ett riksomfattande kunddatasystem för integration. Kunddatasystemet stöder kommunernas integrationstjänster och gör det möjligt för kunden att ta med sig information om sig själv när hen uträttar ärenden hos olika myndigheter.
Dessutom skapar projektet förutsättningar för att använda kunddatasystemet för integration som källsystem vid uppföljnings- och rapporteringsuppgifter om integration. De nya rapporteringslösningarna förbättrar den kunskapsbaserade ledningen av integrationen på kommunal, regional och nationell nivå.
Systemutvecklingen av Koto-digi-projektet inleddes i november 2022. Den första versionen av systemet kan tas i bruk från och med 1.1.2025.
Systemutvecklingen av Koto-digi-projektet grundar sig på utredningar gjorda för projektet, där kommunernas önskemål och behov i fråga om systemet har kartlagts. Utredningarna har gjorts 2022–2023.
I utredningen om en referensarkitektur för främjande av integration i kommuner finns allmänna beskrivningar av kommunernas integrationsfrämjande arbete. Referensarkitekturen utnyttjas också som ram för systemutvecklingen Koto-digi-projektet.
I arbetet med att utveckla Koto-digi-systemet har man sammanställt kraven för ett MVP-genomförande, dvs. minimikrav för att systemet ska kunna tas i bruk. Ett noggrannare arbete med den övergripande arkitekturen och planeringen av Koto-digi-systemets användargränssnitt främjas i slutet av 2023. Arbetet med kodningen av Koto-digi-systemet inleddes i oktober 2023. Systemutvecklingen framskrider enligt tidtabellen i projektplanen.
Ytterligare information:
Kommunerna kan delta i utvecklingsarbetet av Koto-digi-projektet till exempel i workshoppar och evenemang för intressentgrupper. Under arbetet med att utveckla systemet beaktas kommunernas önskemål och behov i fråga om systemet.
- Du kan anmäla dig till e-postlistan för kommunikation om Koto-digi-projektet genom att skicka e-post till adressen [email protected].
- Utredningarna som gjorts inom projektet finns om man söker på ”Koto-digi” på partnerskapsplattformen på adressen kumppanuusalusta.kotoutuminen.fi.
I samband med reformen av sysselsättningstjänsterna (TE24) träder också den nya integrationslagen (lagen om främjande av integration 681/2023, KOTO24) i kraft 1.1.2025. I den nya integrationslagen föreskrivs också om användningen av Koto-digi-datasystemtjänsterna.
Målen i den nya integrationslagen som träder i kraft 1.1.2025 är:
- Stärka invandrarnas sysselsättning, språkkunskaper och delaktighet i samhället
- Påskynda integration
- Stärka kommunernas ansvar för främjandet av integration
- Utveckla och stärka integrationstjänster som erbjuds personer utanför arbetskraften, såsom föräldrar som vårdar barn hemma
- Möta personer som ligger utanför arbetskraften bättre än för närvarande
Koto-digi-projektets kunddatasystem för integration och tillhörande rapporteringslösningar stöder målen för totalreformen av integrationslagen.
Ytterligare information:
Som en del av reformen av integrationslagen har arbets- och näringsministeriet utrett de kunddatasystem som används i kommunernas integrationstjänster. Av utredningarna framgick att kommunernas utmaningar i främjandet av integrationen är splittrade tjänster samt bristen på samordning över kommun- och regiongränserna. Det finns dessutom många regionala skillnader i integrationstjänsterna. Tillhandahållandet och utvecklingen av tjänster fördröjs bland annat av hinder för utlämnande av uppgifter och informationssystem som fungerar dåligt.
Med hjälp av Koto-digi-kunddatasystemet överförs kundernas uppgifter mellan olika tjänsteställen och myndigheter. I enlighet med den nya integrationslagen möjliggörs digital överföring av vissa uppgifter om integrationskunder mellan datasystemet för integration och arbets- och näringstjänsternas kunddatasystem. Målet med det nya kunddatasystemet är också att stödja annat sektorsövergripande samarbete med integrationskunder. Kunddatasystemet stöder processerna mellan kommunerna, välfärdsområdena, statsförvaltningen och tjänsteproducenterna för integrationstjänster i anslutning till verkställandet av integrationslagen.
Ett riksomfattande kunddatasystem för integration förbättrar dessutom möjligheterna att erbjuda tjänster till invandrare som ligger utanför arbetskraften. I Koto-digi-projektet genomförs registerbaserade systemlösningar med vilka man når personer som hör till integrationsmålgruppen och som får utkomststöd eller hemvårdsstöd.
Dessutom ökar datasystemet och de digitala rapporteringslösningarna den uppföljnings- och utvärderingsinformation som fås från integrationstjänsterna och som kan utnyttjas i kommunerna, i regionerna och på riksnivå i integrationsfrämjande, beslutsfattande och utvecklingsarbete.
Koto-digi-projektet (10/2022–12/2024) finansieras med ett separat anslag för vidarebosättning från Europeiska unionens asyl-, migrations- och integrationsfond (AMIF). Koto-digi-projektet är en del av handlingsprogrammet för anvisande av flyktingar till kommuner och integrationsstöd (2022–2027).
Arbets- och näringsministeriet styr och följer upp användningen av det särskilda anslaget för vidarebosättning inom ministeriets förvaltningsområde. Bestämmelser om anslagets användningsändamål finns i statsrådets förordning om fonderna inom området för inrikesfrågor under programperioden 2021–2027 (119/2022).
Ytterliggare information:
Målet är att de digitala rapporteringslösningar som använder Koto-digi-systemet som källa ska hjälpa kommunerna i följande uppgifter:
- upprätthållande av en lägesbild av verksamhetsmiljön i realtid
- verifiering av integrationstjänsternas effekt, effektivitet och kvalitet
- förutseende av tjänstebehov.
UF-centret ansvarar för utvecklingen och underhållet av Koto-digi-systemet.
- Mer information om Koto-digi-projektet på integration.fi
- Mer information om Koto-digi-projektet på UF-centrets webbplats
- Bekanta dig med materialen på Partnerskapsplattformen (kräver inloggning)
- Bekanta dig med materialen på TE24-databank (kräver åtkomst)
Utredningarna om Koto-digi-projektet har samlats på partnerskapsplattformen under Koto-digi-arbetsrummet. Man kan logga in/registrera sig på plattformen på adressen kumppanuusalusta.kotoutuminen.fi.
Du kan anmäla dig till e-postlistan för kommunikation om Koto-digi genom att skicka e-post till adressen [email protected].
Koto-digi-systemet används i första hand av anställda inom kommunernas och välfärdsområdenas integrationstjänster. Kommunerna ordnar integrationstjänster på det sätt som lagen förutsätter och kan också komplettera det tjänsteutbud som lagen kräver på det sätt de anser vara bäst med hjälp av Koto-digi-systemet.
I lagen om främjande av integration (681/2023 80 §) fastställs vem som kan beviljas rättigheter till kunddatasystemet.
Ytterligare information:
Nej. Arbetskraftsmyndigheter har inte rätt att använda systemet. Arbetskraftsmyndigheter har rätt till information om invandrare som erbjuds integrationsfrämjande tjänster. Överföringen av information möjliggörs genom en integration mellan Koto-digi-systemet och experternas version av Jobbmarknaden (A-TMT). På grund av detta behöver arbetskraftsmyndigheten inte nyttjanderätt till Koto-digi-systemet.
Det är möjligt att få nyttjanderätt till klientdatasystemet för integration endast om arbetskraftsmyndigheten också ansvarar för tjänster för andra arbetssökande än arbetssökanden som integreras. Arbetskraftsmyndigheten och integrationsmyndigheten har rätt att genom en begäran om information få information av varandra om integrationsplanen. Det kräver ingen nyttjanderätt.
Ytterligare information:
Den nya integrationslagen förutsätter att välfärdsområdenas anställda ska kunna granska och uppdatera sektorsövergripande bedömningar av integrationskunders tjänstebehov och integrationsplaner. Dessa sektorsövergripande bedömningar och integrationsplaner ingår i Koto-digi-systemet.
Ytterligare information:
Den nya integrationslagen förutsätter att välfärdsområdenas anställda ska kunna granska och uppdatera sektorsövergripande bedömningar av integrationskunders tjänstebehov och integrationsplaner. Dessa sektorsövergripande bedömningar och integrationsplaner ingår i Koto-digi-systemet.
I Koto-digi-kunddatasystemet sparas uppgifter om de personer som är kunder hos kommunernas integrationstjänster. För kunder hos arbetskraftsservicen utnyttjas ett informationssystem som är avsett för dem. Många integrationskunder kan dock samtidigt vara kunder hos både kommunens integrationstjänster och sysselsättningsområdet.
Ja det kan hen. Telefonnummer och e-postadress är inte obligatoriska uppgifter.
Nej. Klienten ska ha giltig uppehållsrätt i Finland (uppehållstillstånd, registreringsbevis för EU-medborgare, registrering av nordisk medborgare vid MDB) eller ha lämnat in en ny ansökan om uppehållstillståndet (fortsatt tillstånd) medan det tidigare tillståndet ännu var i kraft. Då behöver klienten visa upp ett intyg över inlämnad ansökan. Utan giltig uppehållsrätt eller ovan nämnda intyg över inlämnad ansökan kan klienten inte skrivas in/registreras i klientdatasystemet för integration. Även finska medborgare kan registreras i systemet.
Ja. I Koto-digi-systemet kan man även anteckna vardagliga kundbesök. I systemet planeras också en minneslista där man kan anteckna vardagliga löpande ärenden som underlättar den vardagliga handledningen.
Varje myndighet sparar endast sådana uppgifter i Koto-digi-kunddatasystemet som hör till myndighetens tjänsteansvarsområde och behörighet. De uppgifter som antecknas ska vara tillräckliga och nödvändiga för att stödja en handledning för kunden av god kvalitet och för att främja integrationen. Varje myndighet har nyttjanderätt till uppgifter som hör till dess behörighet och som myndigheten enligt lag får behandla för att sköta sina tjänsteuppgifter.
Läs mer:
Inte som standard. Det är möjligt att få nyttjanderätt till klientdatasystemet för integration endast om arbetskraftsmyndigheten också ansvarar för tjänster för andra arbetssökande än arbetssökanden som integreras. Arbetskraftsmyndigheten och integrationsmyndigheten har rätt att genom en begäran om information få information av varandra om integrationsplanen. Det kräver ingen nyttjanderätt.
Tills vidare används ännu ALPO-registret, eftersom klientdatasystemet för integration inte möjliggör anonyma registreringar. I framtiden kommer ALPO-registret att tas ur bruk och ett ersättande system utreds.
Kunden kan ha båda uppgifterna. Kundnumret för uppehållstillstånd (UMA-nummer) och personbeteckningen används för att indentifiera klienten i klientdatasystemet för integration. Klientens uppgifter kan sökas i systemet med personbeteckning eller kundnumret för uppehållstillstånd (UMA-nummer).
Vilka uppgifter om kunden får myndigheten spara?arje myndighet sparar endast sådana uppgifter i Koto-digi-kunddatasystemet som hör till myndighetens tjänsteansvarsområde och behörighet. De uppgifter som antecknas ska vara tillräckliga och nödvändiga för att stödja en handledning för kunden av god kvalitet och för att främja integrationen. Varje myndighet har nyttjanderätt till uppgifter som hör till dess behörighet och som myndigheten enligt lag får behandla för att sköta sina tjänsteuppgifter.
Ytterliggare infromation:
Kommunen ansvarar för arkiveringen av sitt eget material i enlighet med lagen om främjande av integration och informationshanteringslagen. Lagstiftningen förpliktar inte UF-centret att bygga upp ett separat elektroniskt arkiveringssystem.
Ytterligare information:
Man har ännu inte gjort ett förslag om gallring men ärendet utreds. Riksarkivets beslut om uppgifter som ska arkiveras behövs för att man ska veta om de personuppgiftsansvariga i framtiden ska överföra uppgifter från systemet till Riksarkivet.
I den version av Koto-digi som publiceras 1.1.2025 eftersträvas ett gränssnitt till MDB:s befolkningsdatasystem (BDS) och överföring av digital information till rapporteringslösningen (t.ex. dataplattformen Mylly).
Även andra integrationsobjekt har identifierats, och som bäst utreds möjligheterna till integrationer till exempel med följande system:
- Sakkunnigas Jobbmarknad A-TMT
- Utlänningsregistret UMA
- Förmånsdatatjänsten Kelmu
- Koulutusportti
- det allmänna bidragssystemet YA
Arbetet pågår med att utreda integrationen av Koto-digi-systemet och det allmänna bidragssystemet (YA-systemet) och visningen av tillhörande uppgifter. I den första versionen av Koto-digi-systemet som tas i bruk 1.1.2025 finns ingen YA-integration.
UMA-integrationen genomförs inte under 2024. Man strävar efter att skapa ett gränssnitt mellan Migrationsverkets UMA-system och klientdatasystemet för integration som möjliggör överföring av uppgifter under åren 2025–2026.
UF-centret utarbetar en begäran om dataanvändningstillstånd till Migrationsverket, där man fastställer de uppgifter som ska hämtas till klientdatasystemet för integration från UMA-systemet. Åtminstone uppgifterna om uppehållstillstånd och annat datainnehåll som föreskrivs i integrationslagen överförs.
Överföringen av uppgifter har ännu inte definierats. Användningsfallen för gränssnittet preciseras i samband med Migris UMA-gränssnittsgenomförande.
BDS-integrationen ger bland annat kontaktuppgifterna till den integrationsklient som ska registreras. BDS-gränssnittet gör det inte möjligt att få uppgifter om nya integrationsklienter.
Koulutusportti-integrationen har planerats till åren 2025–2026. Syftet är att möjliggöra dataöverföring mellan integrationsmyndigheten och utbildningsaktörerna.
År 2024 eftersträvar vi integration med användarbehörighetshanteringen, loggningen och kodtjänsten.
Vi informerar senare om andra integrationer som eftersträvas när målen för den fortsatta utvecklingen för 2025–2026 preciseras.
Om det ännu inte finns några integrationer i början av 2025 ska kommunen ansöka om rätt för sina anställda att läsa sina klienters uppgifter i en annan myndighets klientdatasystem. Man måste logga in separat i det andra systemet tills integrationen i Koto-digi-systemet har byggts upp. Vi strävar efter BDS-integration i det system som tas i bruk i början av 2025.
I kommunernas referensarkitektur för främjande av integration beskrivs integrationsprocesserna i en kommun. Modellen är ett riktgivande exempel på hur integrationstjänster kan ordnas i en kommun. Den tar hänsyn till de krav som ställs i lagar och förordningar.
Referensarkitekturarbetet kan tillämpas i kommuner till exempel i planeringen av den övergripande arkitekturen och informationshanteringsmodellen.
Referensarkitekturrapporten finns på partnerskapsplattformen under Koto-digi-arbetsrummet.
Logga in Patrnerskapsplattform
En referensarkitektur för främjande av integration i kommuner Filen öppnas i en ny flik (på finska)
I vilket datalager sparas integrationsklienternas uppgifter från och med början av 2025? A-TMT ja kotoutumisen asiakastietojärjestelmä eivät käytä samaa tietovarantoa.
Experternas version av Jobbmarknaden och klientdatasystemet för integration använder inte samma datalager.
Från och med den 1 januari 2025 sparas de uppgifter som registreras i klientdatasystemet för integration i det riksomfattande datasystemet för integration. Uppgifterna om en integrationsklient som sparats i Experternas version av Jobbmarknaden sparas i det nationella datasystemet för integration senast från och med den 1 januari 2027. Fram till dess sparas uppgifterna i arbetskraftsmyndighetens datalager för personkunder.
Kommunerna kan ta i bruk Koto-digi-systemet från och med 1.1.2025. Kommunernas användningsskyldighet träder i kraft 1.1.2027
UF-centret informerar om ibruktagandet och dess genomförandeplan under 2024. Det ordnas utbildning för ibruktagandet av systemet.
Kommunerna informeras om planen för ibruktagandet i god tid.
Ibruktagandet av systemet förutsätter både ändringar i verksamhetsmodellen och tekniska ändringar. Koto-digi-systemet är ett riksomfattande kunddatasystem för integration där integrationsinformation delas mellan olika integrationsmyndigheter. Ändringar i verksamhetsmodellen kan bli aktuella till exempel i hur kommunens och välfärdsområdets integrationssamarbete ordnas.
Ibruktagandet förutsätter tekniska ändringar. Dessa gäller bland annat samordningen av kommunens befintliga kunddatasystem för integration och Koto-digi-systemet.
Koto-digi är avgiftsfritt för kommunerna. Enligt nuvarande uppgifter kan det uppstå kostnader för kommuner i samband med ibruktagandet, bland annat för samordningen av befintliga system och Koto-digi-systemet. Kommunerna ansvarar också själva för ibruktagandet av tilläggen. Till kostnaderna kan också räknas arbetstid för ibruktagandet av det nya systemet.
I lagen om främjande av integration (681/2023) föreskrivs att kommunerna ska ta i bruk ett riksomfattande kunddatasystem för integration. Systemet ska tas i bruk senast 31.12.2026.
Ytterliggare information:
Lag om främjande av integration (681/2023)
Den 1 januari 2025 publiceras en version av Koto-digi-kunddatasystemet som uppfyller minimikraven. Systemet möjliggör då funktioner i enlighet med lagen om främjande av integration, som träder i kraft den 1 januari 2025. Utvecklingen av systemet fortsätter 2025–2026. I februari 2024 har utvecklingen av systemet hållit tidtabellen.
Koto-digi-systemet utvecklas efter publiceringen som en del av systemets produktionsmässiga underhåll. Avsikten är att fortsätta utveckla kunddatasystemet 2025 och 2026 genom att särskilt utveckla systemets funktioner.
Med tillägg avses utvidgningar av statsförvaltningens Koto-digi-system. Utvidgningsmöjligheterna utvecklas i första hand efter det tidiga ibruktagandet 2025 och 2026.
