Tältä sivulta löydät vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin Kotoutumisen asiakastietojärjestelmästä (Koto-AJ), sen kehittämisestä, käyttöönotosta ja jatkokehityksestä. Sivua päivitetään, kun järjestelmäkehitys etenee.
Sivu on päivitetty 11.9.2024.
Perustiedot
Koto-digi-hankkeessa kehitetään valtakunnallinen kotoutumisen asiakastietojärjestelmä (Koto-AJ). Koto-AJ tukee kuntien kotoutumispalveluja ja mahdollistaa asiakasta koskevan tiedon liikkumisen asiakkaan mukana, kun hän asioi eri viranomaisten kanssa.
Lisäksi hankkeessa luodaan edellytykset käyttää kotoutumisen asiakastietojärjestelmää kotoutumisen seuranta- ja raportointitiedon lähdejärjestelmänä. Uudet raportointiratkaisut parantavat kotoutumisen tiedolla johtamista kunnallisella, alueellisella ja valtakunnallisella tasolla.
Koto-AJ:n järjestelmäkehitys alkoi marraskuussa vuonna 2022. Järjestelmän ensimmäinen versio voidaan ottaa käyttöön alkuvuodesta 2025.
Järjestelmäkehitys perustuu asiakastietojärjestelmästä tehdyille selvityksille, joissa on kartoitettu kuntien toiveita ja tarpeita järjestelmää kohtaan. Selvitykset on tehty vuosina 2022–2023.
Selvityksessä Kuntien kotoutumisen edistämisen viitearkkitehtuuri havainnollistetaan yleiskuvauksia kuntien kotoutumista edistävälle työlle. Viitearkkitehtuuria hyödynnetään myös Koto-AJ:n järjestelmäkehityksen kehyksenä.
Koto-AJ:n kehittämistyössä on koostettu MVP-toteutuksen vaatimukset eli vähimmäisvaatimukset, joiden varassa järjestelmä on mahdollista ottaa käyttöön.
Lisätietoja:
Kunnat voivat osallistua Koto-digi-kehittämistyöhön esimerkiksi työpajoissa ja sidosryhmätilaisuuksissa. Järjestelmän kehittämistyön aikana kuullaan kuntien toiveita ja tarpeita järjestelmää kohtaan.
- Koto-digin viestinnän sähköpostilistalle voi ilmoittautua lähettämällä sähköpostia osoitteeseen [email protected].
- Hankkeessa tehdyt selvitykset löytyvät Koto-digin työtilasta Kumppanuusalustalta osoitteesta kumppanuusalusta.kotoutuminen.fi
Työllisyyspalvelujen uudistuksen (TE24) yhteydessä tuli 1.1.2025 voimaan myös uusi kotoutumislaki (Laki kotoutumisen edistämisestä 681/2023, KOTO24). Uudessa kotoutumislaissa säädetään myös kotoutumisen asiakastietojärjestelmän käytöstä.
Uuden kotoutumislain tavoitteina on esimerkiksi:
- Vahvistaa maahanmuuttajien työllisyyttä, kielitaitoa ja yhteiskunnallista osallisuutta
- Nopeuttaa kotoutumista
- Vahvistaa kuntien vastuuta kotoutumisen edistämisestä
- Kehittää ja vahvistaa työvoiman ulkopuolella oleville henkilöille, kuten kotona lapsia hoitaville vanhemmille, tarjottavia kotoutumispalveluja
- Tavoittaa työvoiman ulkopuolella olevia henkilöitä palvelujen piiriin nykyistä paremmin
Koto-digi-hankkeessa toteutettavalla kotoutumisen asiakastietojärjestelmällä (Koto-AJ) ja siihen liittyvillä raportointiratkaisuilla tuetaan kotoutumislain kokonaisuudistuksen tavoitteita.
Lisätietoja:
Osana kotoutumislain uudistamista työ- ja elinkeinoministeriö on selvittänyt kuntien kotoutumispalveluissa käytettäviä asiakastietojärjestelmiä. Selvityksissä ilmeni, että kotoutumisen edistämisessä kuntien haasteina ovat palveluiden pirstaleisuus sekä kunta- ja aluerajat ylittävän koordinaation puute. Kotoutumispalveluissa on lisäksi paljon alueellisia eroja. Palvelujen tarjoamista ja kehittämistä hidastavat muun muassa tiedonluovutuksen esteet ja heikosti yhteentoimivat tietojärjestelmät.
Koto-AJ:n avulla asiakkaiden tiedot siirtyvät eri palvelupaikkojen ja viranomaisten välillä. Uuden kotoutumislain mukaisesti mahdollistetaan määrättyjen kotoutuja-asiakkaiden tietojen siirtäminen digitaalisesti kotoutumisen tietojärjestelmän ja TE-palveluiden asiakastietojärjestelmän välillä. Uuden asiakastietojärjestelmän tavoitteena on tukea myös muuta monialaista yhteistyötä, jota kotoutuja-asiakkaiden kanssa tehdään. Asiakastietojärjestelmä tukee kuntien, hyvinvointialueiden, valtionhallinnon ja kotoutumispalvelujen palveluntuottajien välisiä prosesseja, jotka liittyvät kotoutumislain toimeenpanoon.
Valtakunnallinen kotoutumisen asiakastietojärjestelmä parantaa lisäksi työvoiman ulkopuolella olevien maahanmuuttaneiden tavoittamista palveluihin. Koto-digi-hankkeessa toteutetaan rekisteripohjaiset järjestelmäratkaisut, joilla tavoitetaan toimeentulotukea tai kotihoidon tukea saavat kotoutumiskohderyhmään kuuluvat henkilöt.
Lisäksi tietojärjestelmä ja digitaaliset raportointiratkaisut lisäävät kotoutumispalveluista saatavaa seuranta- ja arviointitietoa, jota voidaan hyödyntää kunnissa, alueilla ja valtakunnallisesti kotoutumisen edistämisen toimeenpanossa, päätöksenteossa ja kehittämistyössä.
Koto-digi-hanke rahoitetaan Euroopan unionin Turvapaikka-, maahanmuutto- ja kotouttamisrahaston (AMIF) uudelleensijoittamisen erillismäärärahalla. Koto-digi-hanke on osa Pakolaisten kuntiin ohjaamisen ja kotoutumisen tuen toimintaohjelmaa (2022−2027).
Työ- ja elinkeinoministeriö ohjaa ja seuraa uudelleensijoittamisen erillismäärärahan käyttöä ministeriön hallinnonalalla. Määrärahan käyttötarkoituksista säädetään valtioneuvoston asetuksessa sisäasioiden rahastoista ohjelmakaudella 2021–2027 (119/2022).
Lisätietoja:
Tavoitteena on, että Koto-AJ:n lähteenä käyttävät digitaaliset raportointiratkaisut auttavat kuntia seuraavissa tehtävissä:
- toimintaympäristön reaaliaikaisen tilannekuvan ylläpito
- kotoutumispalveluiden vaikutuksen, vaikuttavuuden ja laadun todentaminen
- palvelutarpeiden ennakointi.
KEHA-keskus vastaa Koto-AJ:n kehittämisestä ja ylläpidosta.
Asiointikieleksi valitaan suomi tai ruotsi. Viranomainen voi käyttää asiakkaan kanssa muita palvelukieliä, mutta niitä ei merkitä järjestelmään asiakkaan tietoihin. Asiakkaan muu kielitaito kirjataan järjestelmään, josta kunta voi sen tarkistaa.
- Lue lisää Koto-digistä kotoutuminen.fi:stä
- Lue lisää KEHA-keskuksen sivuilta
- Tutustu Koto-digin materiaaleihin Kumppanuusalustalla (vaatii kirjautumisen)
- Tutustu Koto-digin materiaaleihin TE24 Tietopankissa (vaatii käyttöoikeuden)
Koto-digistä tehdyt selvitykset on koottu Kumppanuusalustalle Koto-digin työtilaan. Voit liittyä Kumppanuusalustalle, kun rekisteröitymispyyntösi Kumppanuusalustan jäseneksi on hyväksytty. Alustalle voi rekisteröityä ja kirjautua osoitteessa kumppanuusalusta.kotoutuminen.fi.
Koto-digin viestinnän sähköpostilistalle voi ilmoittautua lähettämällä sähköpostia osoitteeseen [email protected].
Kotoutumisen asiakastietojärjestelmää (Koto-AJ) käyttävät ensisijaisesti kuntien työntekijät.
Alkuvuodesta 2025 julkaistavassa versiossa on käyttöliittymä vain kunnan palveluksessa olevalle henkilölle.
Kotoutumislaissa (681/2023 80 §) on määritelty, kenelle voidaan myöntää oikeudet asiakastietojärjestelmään.
Lisätietoja:
Ei. Työvoimaviranomaisella ei ole oikeutta käyttää Koto-AJ:tä. Työvoimaviranomaisella on tiedonsaantioikeudet maahan muuttaneesta, jolle tarjotaan kotoutumista edistäviä palveluita. Tiedon siirtäminen mahdollistetaan KOTO-AJ:n ja asiantuntijan työmarkkinatorin (A-TMT) välisellä integraatiolla, minkä vuoksi työvoimaviranomainen ei tarvitse käyttöoikeutta Koto-AJ:hin.
Käyttöoikeus kotoutumisen asiakastietojärjestelmään on mahdollisuus saada vain siinä tapauksessa, jos työvoimaviranomainen vastaa myös muiden kuin työnhakijana olevien kotoutujien palveluista. Työvoimaviranomaisella ja kotoutumisviranomaisella on oikeus tietopyynnöllä saada tietoa toisiltaan koskien kotoutumissuunnitelmaa. Se ei edellytä käyttöoikeutta.
Lisätietoja:
Kotoutumisen asiakastietojärjestelmään (Koto-AJ) tallennetaan kunnan kotoutumispalveluiden asiakkaina olevien henkilöiden tiedot. Tiedot kirjataan järjestelmään silloin, kun asiakas kuuluu kotoutumislain soveltamisen henkilöpiiriin ja hän tarvitsee kotoutumisensa edistämiseksi kunnan kotoutumispalveluita, jotka toteutetaan muina kuin työvoimapalveluina.
Työvoimapalveluiden asiakkuudessa oleville hyödynnetään sille tarkoitettua tietojärjestelmää. Monella maahanmuuttaneella tai kotoutuja-asiakkaalla voi kuitenkin olla sekä kunnan kotoutumispalveluiden että työllisyysalueen yhtäaikainen asiakkuus.
Kukin viranomainen tallentaa Koto-AJ:hin vain sellaisia tietoja, jotka kuuluvat hänen virkavastuualueelleen ja toimivaltaansa. Kirjattavien tietojen pitää olla riittäviä ja välttämättömiä asiakkaan hyvälaatuisen ohjauksen tueksi ja kotoutumisen edistämiseksi. Kullakin viranomaisella on käyttöoikeudet toimivaltaansa kuuluviin tietoihin, joita viranomainen saa lakisääteisesti käsitellä virkatehtäviensä hoitamiseksi.
Lisätietoja:
Kyllä voidaan. Puhelinnumero ja sähköpostiosoite eivät ole pakollisia tietoja.
Ei voi. Asiakkaalla on oltava voimassa oleva oleskeluoikeus Suomessa (oleskelulupa, EU-kansalaisen rekisteröintitodistus, pohjoismaiden kansalaisella rekisteröinti DVV:hen) tai hänen on täytynyt vireyttää oleskelulupa (jatkolupa) aiemman luvan vielä voimassa ollessa. Tällöin asiakkaan tarvitsee esittää tästä vireilläolotodistus. Ilman voimassa olevaa oleskeluoikeutta tai edellä mainittua vireilläolotodistusta ei asiakasta voida kirjata/rekisteröidä kotoutumisen asiakastietojärjestelmään.
Kyllä. Asiakkaan voi lisätä, jos hän on EU-kansalaisena rekisteröinyt oleskeluoikeutensa Maahanmuuttovirastossa, hänelle on myönnetty oleskelukortti ulkomaalaislain mukaisesti tai hän on Pohjoismaan kansalaisena rekisteröinyt oleskelunsa DVV:ssä. Toisin sanoen henkilön on kuuluttava kotoutumislain soveltamisalan henkilöpiiriin.
Kyllä. Koto-digiin voi kirjata myös arjen asiakaskäyntejä. Järjestelmään on suunnitteilla myös muistilistatoiminto, johon voisi kirjata arjen juoksevia asioita, jotka helpottavat arjen ohjausta.
Suomen kansalaisen tietoja ei pääsääntöisesti tallenneta Koto-AJ:hin. Kunta voi itse päättää, kenet ohjataan kotoutumispalveluihin, esimerkiksi kielikoulutukseen. Suomen kansalainen ei voi olla kotoutuja-asiakas eli Suomen kansalaiselle ei tehdä kotoutumissuunnitelmaa. Poikkeuksena Kotoutumisen asiakastietojärjestelmään voidaan kirjata asiakkaaksi kotoutumislain 2 §:n mukaisia henkilöitä.
Kotoutumislakia ei sovelleta Suomen kansalaisiin, ellei kyse ole kotoutumislaissa säädetyistä poikkeuksista. Kunnat voivat tarjota Suomen kansalaisille palveluja pääasiassa kunnan yleisen palvelujärjestelmän kautta, sillä heillä ei ole muutoin oikeutta päästä kotoutumista edistävien palveluiden piiriin ja näin ollen heille ei tehdä kotoutumissuunnitelmia. Heitä voidaan palvella myös kaikille maahanmuuttajille tarkoitetussa kunnan järjestämässä ohjaus- ja neuvontapalvelussa ja silloin heidän tietojaan voi tallentaa asiakkaan suostumuksella.
Jos paluumuuttaja olisi asiakkaana kunnan työvoimapalveluissa, hänelle voitaisiin tarjota kotoutumisresurssien puitteissa työvoimakoulutuksena järjestettyä kotoutumiskoulutusta. Etusijalla kuitenkin ovat kotoutumislain soveltamisalan kuuluvat asiakkaat.
Toistaiseksi käytetään vielä ALPO-järjestelmää, koska kotoutumisen asiakastietojärjestelmä ei mahdollista anonyymejä kirjauksia. Tulevaisuudessa ALPO-järjestelmä poistuu käytöstä, ja korvaavaa järjestelmää selvitetään.
Kyllä voi. Rekisteröintiin tarvitaan henkilötunnus tai oleskeluluvan numero (UMA-rekisterinumero), jotta varmistetaan, ettei henkilö tule kirjatuksi kotoutumisen asiakastietojärjestelmään kahteen kertaan.
Voi olla molemmat. Oleskeluluvan asiakasnumeroa (UMA-numeroa) ja henkilötunnusta käytetään kotoutumisen asiakastietojärjestelmässä asiakasta yksilöivänä tunnisteena.
Asiakkaan tietoja voidaan hakea järjestelmästä henkilötunnuksella tai oleskeluluvan asiakasnumerolla (UMA-numerolla).
Järjestelmän ensimmäisessä versiossa asiakkaan rekisteröiminen manuaalisesti on mahdollista.
Kukin viranomainen tallentaa KOTO-AJ:hin vain sellaisia tietoja, jotka kuuluvat hänen virkavastuualueelleen ja toimivaltaansa. Kirjattavien tietojen pitää olla riittäviä ja välttämättömiä asiakkaan hyvälaatuisen ohjauksen tueksi ja kotoutumisen edistämiseksi. Kullakin viranomaisella on käyttöoikeudet toimivaltaansa kuuluviin tietoihin, joita viranomainen saa lakisääteisesti käsitellä virkatehtäviensä hoitamiseksi.
Lisätietoja:
Kunta vastaa omien aineistojensa arkistoinnista tulevan kotoutumisen edistämisen lain ja tiedonhankintalain mukaisesti. Lainsäädäntö ei velvoita KEHA-keskusta rakentamaan erillistä sähköistä arkistointijärjestelmää.
Lisätietoja:
Laki kotoutumisen edistämisestä (77 §)
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta
Seulontaesitystä ei ole vielä tehty, mutta asiaa selvitetään. Kansallisarkiston päätös arkistoitavista tiedoista tarvitaan, jotta tiedetään, tuleeko rekisterinpitäjien siirtää järjestelmän tietoja tulevaisuudessa Kansallisarkistoon.
Kotoutumisen asiakastietojärjestelmään (Koto-AJ) tavoitellaan jatkokehitysvaiheessa digitaalisen tiedon siirtoa raportointiratkaisuun eli Mylly-tietoalustaan. VTJ-integraatio on tulossa ensivaiheen jatkokehityksessä vuoden 2025 alkupuolella.
Muitakin integraatiokohteita on tunnistettu, ja parhaillaan selvitetään integraatioiden mahdollisuuksia esimerkiksi seuraavien järjestelmien kanssa:
- Asiantuntijan työmarkkinatori A-TMT
- Ulkomaalaisrekisteri UMA
- Etuustietopalvelu Kelmu
- Koulutusportti
- Yleinen avustusjärjestelmä YA
Koto-AJ:n ja yleisen avustusjärjestelmän (YA-järjestelmän) integraation ja siihen liittyvän tietojen näytön selvitystyö on kesken. Alkuvuodesta 2025 julkaistavassa Koto-AJ:n ensimmäisessä versiossa YA-integraatiota ei ole.
Tietojen siirron mahdollistava rajapinta Maahanmuuttoviraston UMA-järjestelmän ja kotoutumisen asiakastietojärjestelmän välillä pyritään toteuttamaan vuosien 2025–2026 aikana.
KEHA-keskus laatii Maahanmuuttovirastolle tietolupapyyntöä, jossa määritellään ne tiedot, joita kotoutumisen asiakastietojärjestelmään haettaisiin UMA-järjestelmästä. Ainakin oleskelulupatiedot ja muut kotoutumislaissa säädetyt tietosisällöt siirtyvät.
Tietojen siirron määrittelyä ei ole vielä tehty. Rajapinnan käyttötapaukset tarkentuvat Migrin tekemän UMA-rajapintatoteutuksen yhteydessä.
VTJ-integraatiosta saadaan muun muassa rekisteröitävän kotoutuja-asiakkaan yhteystiedot. VTJ-rajapinta ei mahdollista tietojen saantia uusista kotoutuja-asiakkaista.
Kuntien kotoutumisen edistämisen viitearkkitehtuuriin on kuvattu kotoutumiseen liittyviä prosesseja kunnassa. Malli on viitteellinen esimerkki siitä, miten kotoutumispalveluita voidaan kunnassa järjestää. Se ottaa huomioon lakien ja asetusten asettamat vaatimukset.
Viitearkkitehtuurityötä voidaan soveltaa kunnassa esimerkiksi kokonaisarkkitehtuurin ja tiedonhallintamallin suunnittelussa.
Viitearkkitehtuuriraportti löytyy Kumppanuusalustalta Koto-digin työtilasta ja KEHA-keskuksen verkkosivuilta.
Kirjaudu kumppanuusalustalle
Kuntien kotoutumisen edistämisen viitearkkitehtuuri
A-TMT ja Koto-AJ eivät käytä samaa tietovarantoa. Alkuvuodesta 2025 kotoutumisen asiakastietojärjestelmään kirjattavat tiedot tallentuvat valtakunnalliseen kotoutumisen tietovarantoon. Asiantuntijan työmarkkinatorille tallennettujen kotoutuja-asiakkaan tiedot tallentuvat valtakunnalliseen kotoutumisen tietovarantoon viimeistään 1.1.2027 alkaen. Siihen asti tiedot tallentuvat työvoimaviranomaisen henkilöasiakastietovarantoon.
Kunnilla on mahdollisuus ottaa kotoutumisen asiakastietojärjestelmä (Koto-AJ) käyttöön alkuvuodesta 2025 lähtien. Kuntia koskeva järjestelmän käyttövelvoite astuu voimaan 1.1.2027.
Käyttöönottoaikatauluista ja käyttöönoton edellytyksistä voi ottaa yhteyttä Koto-AJ-tiimiin sähköpostitse osoitteeseen [email protected].
Koto-AJ:n käyttö on ilmaista. Myös KEHA-keskuksen tarjoama perehdytys järjestelmän käyttöönottoon on maksutonta. Jos kunta haluaa hankkia järjestelmätukea ominaisuuksiin, joita MVP ei sisällä, voi niistä joutua maksamaan.
Lisätietoja:
1.1.2025 voimaan tulevassa kotoutumislaissa (681/2023) säädetään, että kunnan on otettava käyttöön kotoutumisen valtakunnallinen asiakastietojärjestelmä. Järjestelmä on otettava käyttöön 31.12.2026 mennessä.
Lisätietoja:
Laki kotoutumisen edistämisestä
Kyllä. Kunnassa voidaan käyttää siirtymäajalla useampaa kotoutumisen asiakastietojärjestelmää. Kunta voi siis päättää itse, miten kotoutuja-asiakkaiden tietoja käsitellään, kunnes velvollisuus tallettaa tiedot Koto-AJ:hin astuu voimaan vuoden 2027 alusta lähtien.
Kunnan on kuitenkin varmistettava, että kotoutuja-asiakkaiden tiedot pysyvät eheinä tietojen käsittelyn ajan. Tietojen eheydellä tarkoitetaan sitä, että tiedot eivät saa muuttua tai vääristyä, vaikka niitä käsiteltäisiin useassa eri järjestelmässä, eli kuntien tulee huolehtia siitä, etteivät päällekkäiset tiedot poikkea toisistaan tai etteivät kotoutuja-asiakkaan tiedot katoa tai vääristy järjestelmien välillä.