Tältä sivulta löydät vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin Koto-digi-asiakastietojärjestelmästä, sen kehittämisestä, käyttöönotosta ja jatkokehityksestä. Sivua päivitetään, kun järjestelmäkehitys etenee.
Sivu on päivitetty 19.10.2023.
Perustiedot
Koto-digi-hankkeessa kehitetään valtakunnallinen kotoutumisen asiakastietojärjestelmä. Asiakastietojärjestelmä tukee kuntien kotoutumispalveluja ja mahdollistaa asiakasta koskevan tiedon liikkumisen asiakkaan mukana, kun hän asioi eri viranomaisten kanssa.
Lisäksi hankkeessa luodaan edellytykset käyttää kotoutumisen asiakastietojärjestelmää kotoutumisen seuranta- ja raportointitiedon lähdejärjestelmänä. Uudet raportointiratkaisut parantavat kotoutumisen tiedolla johtamista kunnallisella, alueellisella ja valtakunnallisella tasolla.
Koto-digin järjestelmäkehitys alkoi marraskuussa vuonna 2022. Järjestelmän ensimmäinen versio voidaan ottaa käyttöön 1.1.2025 alkaen.
Koto-digin järjestelmäkehitys perustuu Koto-digistä tehdyille selvityksille, joissa on kartoitettu kuntien toiveita ja tarpeita järjestelmää kohtaan. Selvitykset on tehty vuosina 2022–2023.
Selvityksessä Kuntien kotoutumisen edistämisen viitearkkitehtuuri havainnollistetaan yleiskuvauksia kuntien kotoutumista edistävälle työlle. Viitearkkitehtuuria hyödynnetään myös Koto-digi-järjestelmäkehityksen kehyksenä.
Koto-digi-järjestelmän kehittämistyössä on koostettu MVP-toteutuksen vaatimukset eli vähimmäisvaatimukset, joiden varassa järjestelmä on mahdollista ottaa käyttöön. Tarkempaa kokonaisarkkitehtuurityötä ja Koto-digi-järjestelmän käyttöliittymän suunnittelua edistetään loppuvuoden 2023 aikana. Koto-digi-järjestelmän koodaustyö on alkanut lokakuussa 2023. Järjestelmäkehittäminen etenee hankesuunnitelman mukaisessa aikataulussa.
Lisätietoja:
Kuntien kotoutumisen edistämisen viitearkkitehtuuri
Kunnat voivat osallistua Koto-digi-kehittämistyöhön esimerkiksi työpajoissa ja sidosryhmätilaisuuksissa. Järjestelmän kehittämistyön aikana kuullaan kuntien toiveita ja tarpeita järjestelmää kohtaan.
- Koto-digin viestinnän sähköpostilistalle voi ilmoittautua lähettämällä sähköpostia osoitteeseen [email protected].
- Hankkeessa tehdyt selvitykset löytyvät Koto-digin työtilasta Kumppanuusalustalta osoitteesta kumppanuusalusta.kotoutuminen.fi
Kuntien kotoutumisen edistämisen viitearkkitehtuuriin on kuvattu kotoutumiseen liittyviä prosesseja kunnassa. Malli on viitteellinen esimerkki siitä, miten kotoutumispalveluita voidaan kunnassa järjestää. Se ottaa huomioon lakien ja asetusten asettamat vaatimukset.
Viitearkkitehtuurityötä voidaan soveltaa kunnassa esimerkiksi kokonaisarkkitehtuurin ja tiedonhallintamallin suunnittelussa.
Viitearkkitehtuuriraportti löytyy Kumppanuusalustalta Koto-digin työtilasta ja KEHA-keskuksen verkkosivuilta.
Koto-digi-järjestelmää käyttävät ensisijaisesti kuntien ja hyvinvointialueiden kotoutumispalveluiden työntekijät. Kunnat järjestävät kotoutumispalveluja lain edellyttämällä tavalla ja voivat myös täydentää lain vaatimaa palvelutarjontaa parhaaksi katsomallaan tavalla Koto-digi-järjestelmää hyödyntäen.
Laissa kotoutumisen edistämisestä (681/2023 80 §) on määritelty kenelle voidaan myöntää oikeudet asiakastietojärjestelmään.
Lisätietoja:
Laki kotoutumisen edistämisestä (681/2023)
Työllisyyspalvelujen uudistuksen (TE24) yhteydessä tulee 1.1.2025 voimaan myös uudistunut kotoutumislaki (Laki kotoutumisen edistämisestä 681/2023, KOTO24). Uudessa kotoutumislaissa säädetään myös Koto-digi-tietojärjestelmäpalveluiden käytöstä.
Uuden kotoutumislain tavoitteina on esimerkiksi:
- Vahvistaa maahanmuuttajien työllisyyttä, kielitaitoa ja yhteiskunnallista osallisuutta
- Nopeuttaa kotoutumista
- Vahvistaa kuntien vastuuta kotoutumisen edistämisestä
- Kehittää ja vahvistaa työvoiman ulkopuolella oleville henkilöille, kuten kotona lapsia hoitaville vanhemmille, tarjottavia kotoutumispalveluja
- Tavoittaa työvoiman ulkopuolella olevia henkilöitä palvelujen piiriin nykyistä paremmin
Koto-digi-hankkeessa toteutettavalla kotoutumisen asiakastietojärjestelmällä ja siihen liittyvillä raportointiratkaisuilla tuetaan kotoutumislain kokonaisuudistuksen tavoitteita.
Lisätietoja:
Kotoutumislain kokonaisuudistus (KOTO24)
TE-palvelut 2024 -uudistus (TE24)
TE24/KOTO24-uudistusten yhteys toisiinsa
Osana kotoutumislain uudistamista työ- ja elinkeinoministeriö on selvittänyt kuntien kotoutumispalveluissa käytettäviä asiakastietojärjestelmiä. Selvityksissä ilmeni, että kotoutumisen edistämisessä kuntien haasteina ovat palveluiden pirstaleisuus sekä kunta- ja aluerajat ylittävän koordinaation puute. Kotoutumispalveluissa on lisäksi paljon alueellisia eroja. Palvelujen tarjoamista ja kehittämistä hidastavat muun muassa tiedonluovutuksen esteet ja heikosti yhteentoimivat tietojärjestelmät.
Koto-digi-asiakastietojärjestelmän avulla asiakkaiden tiedot siirtyvät eri palvelupaikkojen ja viranomaisten välillä. Uuden kotoutumislain mukaisesti mahdollistetaan määrättyjen kotoutuja-asiakkaiden tietojen siirtäminen digitaalisesti kotoutumisen tietojärjestelmän ja TE-palveluiden asiakastietojärjestelmän välillä. Uuden asiakastietojärjestelmän tavoitteena on tukea myös muuta monialaista yhteistyötä, jota kotoutuja-asiakkaiden kanssa tehdään. Asiakastietojärjestelmä tukee kuntien, hyvinvointialueiden, valtionhallinnon ja kotoutumispalvelujen palveluntuottajien välisiä prosesseja, jotka liittyvät kotoutumislain toimeenpanoon.
Valtakunnallinen kotoutumisen asiakastietojärjestelmä parantaa lisäksi työvoiman ulkopuolella olevien maahanmuuttaneiden tavoittamista palveluihin. Koto-digi-hankkeessa toteutetaan rekisteripohjaiset järjestelmäratkaisut, joilla tavoitetaan toimeentulotukea tai kotihoidon tukea saavat kotoutumiskohderyhmään kuuluvat henkilöt.
Lisäksi tietojärjestelmä ja digitaaliset raportointiratkaisut lisäävät kotoutumispalveluista saatavaa seuranta- ja arviointitietoa, jota voidaan hyödyntää kunnissa, alueilla ja valtakunnallisesti kotoutumisen edistämisen toimeenpanossa, päätöksenteossa ja kehittämistyössä.
Koto-digi-asiakastietojärjestelmään tallennetaan kunnan kotoutumispalveluiden asiakkaina olevien henkilöiden tiedot. Työvoimapalveluiden asiakkuudessa oleville hyödynnetään sille tarkoitettua tietojärjestelmää. Monella maahanmuuttaneella tai kotoutuja-asiakkaalla voi kuitenkin olla sekä kunnan kotoutumispalveluiden että työllisyysalueen yhtäaikainen asiakkuus.
Koto-digi-hanke (10/2022-12/2024) rahoitetaan Euroopan unionin Turvapaikka-, maahanmuutto- ja kotouttamisrahaston (AMIF) uudelleensijoittamisen erillismäärärahalla. Koto-digi-hanke on osa Pakolaisten kuntiin ohjaamisen ja kotoutumisen tuen toimintaohjelmaa (2022−2027).
Työ- ja elinkeinoministeriö ohjaa ja seuraa uudelleensijoittamisen erillismäärärahan käyttöä ministeriön hallinnonalalla. Määrärahan käyttötarkoituksista säädetään valtioneuvoston asetuksessa sisäasioiden rahastoista ohjelmakaudella 2021–2027 (119/2022).
Lisätietoja:
Kuntiin ohjaamisen toimintaohjelma
Koto-digin 1.1.2025 julkaistavaan versioon tavoitellaan rajapintaa DVV:n Väestötietojärjestelmään (VTJ) ja digitaalisen tiedon siirtoa raportointiratkaisuun (esim. Mylly-tietoalusta).
Muitakin integraatiokohteita on tunnistettu, ja parhaillaan selvitetään integraatioiden mahdollisuuksia esimerkiksi seuraavien järjestelmien kanssa:
- Asiantuntijan työmarkkinatori A-TMT
- Ulkomaalaisrekisteri UMA
- Etuustietopalvelu Kelmu
- Koulutusportti
- Yleinen avustusjärjestelmä YA
Koto-digin ja yleisen avustusjärjestelmän (YA-järjestelmän) integraation ja siihen liittyvän tietojen näytön selvitystyö on kesken. 1.1.2025 käyttöönotettavassa Koto-digi-järjestelmän ensimmäisessä versiossa YA-integraatiota ei ole.
Uudistuva kotoutumislaki edellyttää, että hyvinvointialueen työntekijöiden on päästävä tarkastelemaan ja päivittämään kotoutuja-asiakkaille tehtyjä monialaisia palvelutarpeen arviointeja ja kotoutumissuunnitelmia. Nämä monialaiset arvioinnit ja kotoutumissuunnitelmat sisältyvät Koto-digi-järjestelmään.
Tavoitteena on, että Koto-digi-järjestelmää lähteenä käyttävät digitaaliset raportointiratkaisut auttavat kuntia seuraavissa tehtävissä:
- toimintaympäristön reaaliaikaisen tilannekuvan ylläpito
- kotoutumispalveluiden vaikutuksen, vaikuttavuuden ja laadun todentaminen
- palvelutarpeiden ennakointi.
KEHA-keskus vastaa Koto-digi-järjestelmän kehittämisestä ja ylläpidosta.
Koto-digistä tehdyt selvitykset on koottu Kumppanuusalustalle Koto-digin työtilaan. Voit liittyä Kumppanuusalustalle, kun rekisteröitymispyyntösi Kumppanuusalustan jäseneksi on hyväksytty. Alustalle voi rekisteröityä ja kirjautua osoitteessa kumppanuusalusta.kotoutuminen.fi.
Koto-digin viestinnän sähköpostilistalle voi ilmoittautua lähettämällä sähköpostia osoitteeseen [email protected].
Kunnilla on mahdollisuus ottaa Koto-digi-järjestelmä käyttöön 1.1.2025 lähtien. Kuntia koskeva järjestelmän käyttövelvoite astuu voimaan 1.1.2027.
KEHA-keskus tiedottaa käyttöönotosta ja sen toteuttamissuunnitelmasta vuoden 2024 aikana. Järjestelmän käyttöönottoa varten järjestetään käyttöönottokoulutuksia.
Kunnille viestitään käyttöönoton suunnitelmasta hyvissä ajoin.
Järjestelmän käyttöönotto edellyttää kunnalta sekä muutoksia toimintamalliin että teknisiä muutoksia. Koto-digi-järjestelmä on valtakunnallinen kotoutumisen asiakastietojärjestelmä, jossa kotoutumisen tieto liikkuu eri kotoutumisen viranomaisten välillä. Toimintamallin muutokset voivat tulla kunnassa vastaan esimerkiksi siinä, miten kunnan ja hyvinvointialueen kotoutumiseen liittyvä yhteistyö järjestetään.
Käyttöönotto edellyttää teknisiä muutoksia. Nämä liittyvät muun muassa kunnan olemassa olevien kotoutumisen asiakastietojärjestelmien ja Koto-digi-järjestelmän yhteensovittamiseen.
Koto-digin käyttäminen on kunnille maksutonta. Tämänhetkisen tiedon mukaan kuluja kunnalle voi tulla käyttöönoton yhteydessä muun muassa olemassa olevien järjestelmien ja Koto-digi-järjestelmän yhteensovittamistyöstä. Kunnat vastaavat itse myös lisäosiin liittyvästä käyttöönotosta. Kustannuksiin voi laskea myös työaikaa, joka käytetään uuden järjestelmän käyttöönottoon.
1.1.2025 voimaan tulevassa laissa kotoutumisen edistämisestä (681/2023) säädetään, että kunnan on otettava käyttöön kotoutumisen valtakunnallinen asiakastietojärjestelmä. Järjestelmä on otettava käyttöön 31.12.2026 mennessä.
Lisätietoja:
Laki kotoutumisen edistämisestä (681/2023)
Koto-digi-järjestelmää kehitetään julkaisun jälkeen osana järjestelmän tuotannollista ylläpitoa. Asiakastietojärjestelmän kehittämistä on tarkoitus jatkaa vuosina 2025 ja 2026 kehittämällä erityisesti järjestelmän toiminnallisuuksia.
Lisäosilla tarkoitetaan laajennoksia valtionhallinnon tarjoamaan Koto-digi-järjestelmään. Laajennosmahdollisuuksia kehitetään ensisijaisesti varhaisen käyttöönoton jälkeen vuosien 2026 ja 2025 aikana.