Tältä sivulta löydät vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin Koto-digi-asiakastietojärjestelmästä, sen kehittämisestä, käyttöönotosta ja jatkokehityksestä. Sivua päivitetään, kun järjestelmäkehitys etenee.
Sivu on päivitetty 24.4.2024.
Perustiedot
Koto-digi-hankkeessa kehitetään valtakunnallinen kotoutumisen asiakastietojärjestelmä. Asiakastietojärjestelmä tukee kuntien kotoutumispalveluja ja mahdollistaa asiakasta koskevan tiedon liikkumisen asiakkaan mukana, kun hän asioi eri viranomaisten kanssa.
Lisäksi hankkeessa luodaan edellytykset käyttää kotoutumisen asiakastietojärjestelmää kotoutumisen seuranta- ja raportointitiedon lähdejärjestelmänä. Uudet raportointiratkaisut parantavat kotoutumisen tiedolla johtamista kunnallisella, alueellisella ja valtakunnallisella tasolla.
Koto-digin järjestelmäkehitys alkoi marraskuussa vuonna 2022. Järjestelmän ensimmäinen versio voidaan ottaa käyttöön 1.1.2025 alkaen.
Koto-digin järjestelmäkehitys perustuu Koto-digistä tehdyille selvityksille, joissa on kartoitettu kuntien toiveita ja tarpeita järjestelmää kohtaan. Selvitykset on tehty vuosina 2022–2023.
Selvityksessä Kuntien kotoutumisen edistämisen viitearkkitehtuuri havainnollistetaan yleiskuvauksia kuntien kotoutumista edistävälle työlle. Viitearkkitehtuuria hyödynnetään myös Koto-digi-järjestelmäkehityksen kehyksenä.
Koto-digi-järjestelmän kehittämistyössä on koostettu MVP-toteutuksen vaatimukset eli vähimmäisvaatimukset, joiden varassa järjestelmä on mahdollista ottaa käyttöön. Tarkempaa kokonaisarkkitehtuurityötä ja Koto-digi-järjestelmän käyttöliittymän suunnittelua edistetään loppuvuoden 2023 aikana. Koto-digi-järjestelmän koodaustyö on alkanut lokakuussa 2023. Järjestelmäkehittäminen etenee hankesuunnitelman mukaisessa aikataulussa.
Lisätietoja:
Kunnat voivat osallistua Koto-digi-kehittämistyöhön esimerkiksi työpajoissa ja sidosryhmätilaisuuksissa. Järjestelmän kehittämistyön aikana kuullaan kuntien toiveita ja tarpeita järjestelmää kohtaan.
- Koto-digin viestinnän sähköpostilistalle voi ilmoittautua lähettämällä sähköpostia osoitteeseen [email protected].
- Hankkeessa tehdyt selvitykset löytyvät Koto-digin työtilasta Kumppanuusalustalta osoitteesta kumppanuusalusta.kotoutuminen.fi
Työllisyyspalvelujen uudistuksen (TE24) yhteydessä tulee 1.1.2025 voimaan myös uudistunut kotoutumislaki (Laki kotoutumisen edistämisestä 681/2023, KOTO24). Uudessa kotoutumislaissa säädetään myös Koto-digi-tietojärjestelmäpalveluiden käytöstä.
Uuden kotoutumislain tavoitteina on esimerkiksi:
- Vahvistaa maahanmuuttajien työllisyyttä, kielitaitoa ja yhteiskunnallista osallisuutta
- Nopeuttaa kotoutumista
- Vahvistaa kuntien vastuuta kotoutumisen edistämisestä
- Kehittää ja vahvistaa työvoiman ulkopuolella oleville henkilöille, kuten kotona lapsia hoitaville vanhemmille, tarjottavia kotoutumispalveluja
- Tavoittaa työvoiman ulkopuolella olevia henkilöitä palvelujen piiriin nykyistä paremmin
Koto-digi-hankkeessa toteutettavalla kotoutumisen asiakastietojärjestelmällä ja siihen liittyvillä raportointiratkaisuilla tuetaan kotoutumislain kokonaisuudistuksen tavoitteita.
Lisätietoja:
Osana kotoutumislain uudistamista työ- ja elinkeinoministeriö on selvittänyt kuntien kotoutumispalveluissa käytettäviä asiakastietojärjestelmiä. Selvityksissä ilmeni, että kotoutumisen edistämisessä kuntien haasteina ovat palveluiden pirstaleisuus sekä kunta- ja aluerajat ylittävän koordinaation puute. Kotoutumispalveluissa on lisäksi paljon alueellisia eroja. Palvelujen tarjoamista ja kehittämistä hidastavat muun muassa tiedonluovutuksen esteet ja heikosti yhteentoimivat tietojärjestelmät.
Koto-digi-asiakastietojärjestelmän avulla asiakkaiden tiedot siirtyvät eri palvelupaikkojen ja viranomaisten välillä. Uuden kotoutumislain mukaisesti mahdollistetaan määrättyjen kotoutuja-asiakkaiden tietojen siirtäminen digitaalisesti kotoutumisen tietojärjestelmän ja TE-palveluiden asiakastietojärjestelmän välillä. Uuden asiakastietojärjestelmän tavoitteena on tukea myös muuta monialaista yhteistyötä, jota kotoutuja-asiakkaiden kanssa tehdään. Asiakastietojärjestelmä tukee kuntien, hyvinvointialueiden, valtionhallinnon ja kotoutumispalvelujen palveluntuottajien välisiä prosesseja, jotka liittyvät kotoutumislain toimeenpanoon.
Valtakunnallinen kotoutumisen asiakastietojärjestelmä parantaa lisäksi työvoiman ulkopuolella olevien maahanmuuttaneiden tavoittamista palveluihin. Koto-digi-hankkeessa toteutetaan rekisteripohjaiset järjestelmäratkaisut, joilla tavoitetaan toimeentulotukea tai kotihoidon tukea saavat kotoutumiskohderyhmään kuuluvat henkilöt.
Lisäksi tietojärjestelmä ja digitaaliset raportointiratkaisut lisäävät kotoutumispalveluista saatavaa seuranta- ja arviointitietoa, jota voidaan hyödyntää kunnissa, alueilla ja valtakunnallisesti kotoutumisen edistämisen toimeenpanossa, päätöksenteossa ja kehittämistyössä.
Koto-digi-hanke (10/2022-12/2024) rahoitetaan Euroopan unionin Turvapaikka-, maahanmuutto- ja kotouttamisrahaston (AMIF) uudelleensijoittamisen erillismäärärahalla. Koto-digi-hanke on osa Pakolaisten kuntiin ohjaamisen ja kotoutumisen tuen toimintaohjelmaa (2022−2027).
Työ- ja elinkeinoministeriö ohjaa ja seuraa uudelleensijoittamisen erillismäärärahan käyttöä ministeriön hallinnonalalla. Määrärahan käyttötarkoituksista säädetään valtioneuvoston asetuksessa sisäasioiden rahastoista ohjelmakaudella 2021–2027 (119/2022).
Lisätietoja:
Tavoitteena on, että Koto-digi-järjestelmää lähteenä käyttävät digitaaliset raportointiratkaisut auttavat kuntia seuraavissa tehtävissä:
- toimintaympäristön reaaliaikaisen tilannekuvan ylläpito
- kotoutumispalveluiden vaikutuksen, vaikuttavuuden ja laadun todentaminen
- palvelutarpeiden ennakointi.
KEHA-keskus vastaa Koto-digi-järjestelmän kehittämisestä ja ylläpidosta.
- Lue lisää Koto-digistä kotoutuminen.fi:stä
- Lue lisää KEHA-keskuksen sivuilta
- Tutustu Koto-digin materiaaleihin Kumppanuusalustalla (vaatii kirjautumisen)
- Tutustu Koto-digin materiaaleihin TE24 Tietopankissa (vaatii käyttöoikeuden)
Koto-digistä tehdyt selvitykset on koottu Kumppanuusalustalle Koto-digin työtilaan. Voit liittyä Kumppanuusalustalle, kun rekisteröitymispyyntösi Kumppanuusalustan jäseneksi on hyväksytty. Alustalle voi rekisteröityä ja kirjautua osoitteessa kumppanuusalusta.kotoutuminen.fi.
Koto-digin viestinnän sähköpostilistalle voi ilmoittautua lähettämällä sähköpostia osoitteeseen [email protected].
Koto-digi-järjestelmää käyttävät ensisijaisesti kuntien ja hyvinvointialueiden kotoutumispalveluiden työntekijät. Kunnat järjestävät kotoutumispalveluja lain edellyttämällä tavalla ja voivat myös täydentää lain vaatimaa palvelutarjontaa parhaaksi katsomallaan tavalla Koto-digi-järjestelmää hyödyntäen.
Laissa kotoutumisen edistämisestä (681/2023 80 §) on määritelty kenelle voidaan myöntää oikeudet asiakastietojärjestelmään.
Lisätietoja:
Ei. Työvoimaviranomaisella ei ole oikeutta käyttää järjestelmää. Työvoimaviranomaisella on tiedonsaantioikeudet maahan muuttaneesta, jolle tarjotaan kotoutumista edistäviä palveluita Tiedon siirtäminen mahdollistetaan Koto-digin järjestelmän ja asiantuntijan työmarkkinatorin (A-TMT) välisellä integraatiolla, minkä vuoksi työvoimaviranomainen ei tarvitse käyttöoikeutta Koto-digi-järjestelmään.
Käyttöoikeus kotoutumisen asiakastietojärjestelmään on mahdollisuus saada vain siinä tapauksessa, jos työvoimaviranomainen vastaa myös muiden kuin työnhakijakotoutujien palveluista. Työvoimaviranomaisella ja kotoutumisviranomaisella on oikeus tietopyynnöllä saada tietoa toisiltaan koskien kotoutumissuunnitelmaa. Se ei edellytä käyttöoikeutta.
Lisätietoja:
Hyvinvointialueen työntekijä voi käyttää järjestelmää, jos kyseinen työntekijä osallistuu kunnan työntekijän kanssa monialaiseen palveluntarpeen arviointiin ja/tai kotoutumissuunnitelman laatimiseen sekä sen tarkistamiseen. Kullakin viranomaisella on käyttöoikeudet toimivaltaansa kuuluviin tietoihin, joita viranomainen saa lakisääteisesti käsitellä virkatehtäviensä hoitamiseksi (Laki kotoutumisen edistämiseksi, 80 §). Käyttöoikeuden myöntää kunta.
Lisätietoja:
Uudistuva kotoutumislaki edellyttää, että hyvinvointialueen työntekijöiden on päästävä tarkastelemaan ja päivittämään kotoutuja-asiakkaille tehtyjä monialaisia palvelutarpeen arviointeja ja kotoutumissuunnitelmia. Nämä monialaiset arvioinnit ja kotoutumissuunnitelmat sisältyvät Koto-digi-järjestelmään.
Koto-digi-asiakastietojärjestelmään tallennetaan kunnan kotoutumispalveluiden asiakkaina olevien henkilöiden tiedot. Työvoimapalveluiden asiakkuudessa oleville hyödynnetään sille tarkoitettua tietojärjestelmää. Monella maahanmuuttaneella tai kotoutuja-asiakkaalla voi kuitenkin olla sekä kunnan kotoutumispalveluiden että työllisyysalueen yhtäaikainen asiakkuus.
Kyllä voidaan. Puhelinnumero ja sähköpostiosoite eivät ole pakollisia tietoja.
Ei voi. Asiakkaalla on oltava voimassa oleva oleskeluoikeus Suomessa (oleskelulupa, EU-kansalaisen rekisteröintitodistus, pohjoismaiden kansalaisella rekisteröinti DVV:hen) tai hänen on täytynyt vireyttää oleskelulupa (jatkolupa) aiemman luvan vielä voimassa ollessa. Tällöin asiakkaan tarvitsee esittää tästä vireilläolotodistus. Ilman voimassa olevaa oleskeluoikeutta tai edellä mainittua vireilläolotodistusta ei asiakasta voida kirjata/rekisteröidä kotoutumisen asiakastietojärjestelmään. Myös Suomen kansalaisen voi rekisteröidä järjestelmään.
Kyllä. Koto-digiin voi kirjata myös arjen asiakaskäyntejä. Järjestelmään on suunnitteilla myös muistilistatoiminto, johon voisi kirjata arjen juoksevia asioita, jotka helpottavat arjen ohjausta.
Kukin viranomainen tallentaa Koto-digi-asiakastietojärjestelmään vain sellaisia tietoja, jotka kuuluvat hänen virkavastuualueelleen ja toimivaltaansa. Kirjattavien tietojen pitää olla riittäviä ja välttämättömiä asiakkaan hyvälaatuisen ohjauksen tueksi ja kotoutumisen edistämiseksi. Kullakin viranomaisella on käyttöoikeudet toimivaltaansa kuuluviin tietoihin, joita viranomainen saa lakisääteisesti käsitellä virkatehtäviensä hoitamiseksi
Lisätietoja:
Ei oletusarvoisesti. Käyttöoikeus kotoutumisen asiakastietojärjestelmään on mahdollisuus saada vain siinä tapauksessa, jos työvoimaviranomainen vastaa myös muiden kuin työnhakijana olevien kotoutujien palveluista. Työvoimaviranomaisella ja kotoutumisviranomaisella on oikeus tietopyynnöllä saada tietoa toisiltaan koskien kotoutumissuunnitelmaa. Se ei edellytä käyttöoikeutta.
Toistaiseksi käytetään vielä ALPO-järjestelmää, koska kotoutumisen asiakastietojärjestelmä ei mahdollista anonyymejä kirjauksia. Tulevaisuudessa ALPO-järjestelmä poistuu käytöstä, ja korvaavaa järjestelmää selvitetään.
Voi olla. Oleskeluluvan asiakasnumeroa (UMA-numeroa) ja henkilötunnusta käytetään kotoutumisen asiakastietojärjestelmässä asiakasta yksilöivänä tunnisteena. Asiakkaan tietoja voidaan hakea järjestelmästä henkilötunnuksella tai oleskeluluvan asiakasnumerolla (UMA-numerolla).
Kukin viranomainen tallentaa Koto-digi-asiakastietojärjestelmään vain sellaisia tietoja, jotka kuuluvat hänen virkavastuualueelleen ja toimivaltaansa. Kirjattavien tietojen pitää olla riittäviä ja välttämättömiä asiakkaan hyvälaatuisen ohjauksen tueksi ja kotoutumisen edistämiseksi. Kullakin viranomaisella on käyttöoikeudet toimivaltaansa kuuluviin tietoihin, joita viranomainen saa lakisääteisesti käsitellä virkatehtäviensä hoitamiseksi.
Lisätietoja:
Kunta vastaa omien aineistojensa arkistoinnista tulevan kotoutumisen edistämisen lain ja tiedonhankintalain mukaisesti. Lainsäädäntö ei velvoita KEHA-keskusta rakentamaan erillistä sähköistä arkistointijärjestelmää.
Lisätietoja:
Laki kotoutumisen edistämisestä (77 §)
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta
Seulontaesitystä ei ole vielä tehty, mutta asiaa selvitetään. Kansallisarkiston päätös arkistoitavista tiedoista tarvitaan, jotta tiedetään, tuleeko rekisterinpitäjien siirtää järjestelmän tietoja tulevaisuudessa Kansallisarkistoon.
Koto-digin 1.1.2025 julkaistavaan versioon tavoitellaan rajapintaa DVV:n Väestötietojärjestelmään (VTJ) ja digitaalisen tiedon siirtoa raportointiratkaisuun (esim. Mylly-tietoalusta).
Muitakin integraatiokohteita on tunnistettu, ja parhaillaan selvitetään integraatioiden mahdollisuuksia esimerkiksi seuraavien järjestelmien kanssa:
- Asiantuntijan työmarkkinatori A-TMT
- Ulkomaalaisrekisteri UMA
- Etuustietopalvelu Kelmu
- Koulutusportti
- Yleinen avustusjärjestelmä YA
Koto-digin ja yleisen avustusjärjestelmän (YA-järjestelmän) integraation ja siihen liittyvän tietojen näytön selvitystyö on kesken. 1.1.2025 käyttöönotettavassa Koto-digi-järjestelmän ensimmäisessä versiossa YA-integraatiota ei ole.
UMA-integraatio ei toteudu vuoden 2024 aikana. Tietojen siirron mahdollistava rajapinta Maahanmuuttoviraston UMA-järjestelmän ja kotoutumisen asiakastietojärjestelmän välillä pyritään toteuttamaan vuosien 2025–2026 aikana.
KEHA-keskus laatii Maahanmuuttovirastolle tietolupapyyntöä, jossa määritellään ne tiedot, joita kotoutumisen asiakastietojärjestelmään haettaisiin UMA-järjestelmästä. Ainakin oleskelulupatiedot ja muut kotoutumislaissa säädetyt tietosisällöt siirtyvät.
Tietojen siirron määrittelyä ei ole vielä tehty. Rajapinnan käyttötapaukset tarkentuvat Migrin tekemän UMA-rajapintatoteutuksen yhteydessä.
VTJ-integraatiosta saadaan muun muassa rekisteröitävän kotoutuja-asiakkaan yhteystiedot. VTJ-rajapinta ei mahdollista tietojen saantia uusista kotoutuja-asiakkaista.
Koulutusportti-integraatio on suunniteltu vuosille 2025–2026. Tarkoitus on mahdollistaa tietojensiirto kotoutumisviranomaisen ja koulutustoimijoiden välillä.
Vuonna 2024 tavoittelemme integraatiota käyttövaltuushallintaan, lokitukseen ja koodistopalveluun.
Muista tavoiteltavista integraatioista viestimme myöhemmin, kun vuosien 2025–2026 jatkokehityspyrkimykset tarkentuvat.
Jos integraatioita ei vielä ole vuoden 2025 alussa, kunnan on haettava työntekijöilleen oikeus katsella asiakkaidensa tietoja muun viranomaisen asiakastietojärjestelmässä. Muuhun järjestelmään on kirjauduttava erikseen siihen asti, että integraatio Koto-digi-järjestelmään saadaan rakennettua. Vuoden 2025 alussa käyttöön tulevaan järjestelmään tavoittelemme VTJ-integraatiota.
Kuntien kotoutumisen edistämisen viitearkkitehtuuriin on kuvattu kotoutumiseen liittyviä prosesseja kunnassa. Malli on viitteellinen esimerkki siitä, miten kotoutumispalveluita voidaan kunnassa järjestää. Se ottaa huomioon lakien ja asetusten asettamat vaatimukset.
Viitearkkitehtuurityötä voidaan soveltaa kunnassa esimerkiksi kokonaisarkkitehtuurin ja tiedonhallintamallin suunnittelussa.
Viitearkkitehtuuriraportti löytyy Kumppanuusalustalta Koto-digin työtilasta ja KEHA-keskuksen verkkosivuilta.
Kirjaudu kumppanuusalustalle
Kuntien kotoutumisen edistämisen viitearkkitehtuuri
Mihin tietovarantoon kotoutuja-asiakkaan tiedot tallennetaan vuoden 2025 alkaen? A-TMT ja kotoutumisen asiakastietojärjestelmä eivät käytä samaa tietovarantoa.
1.1.2025 alkaen kotoutumisen asiakastietojärjestelmään kirjattavat tiedot tallentuvat valtakunnalliseen kotoutumisen tietovarantoon. Asiantuntijan työmarkkinatorille tallennettujen kotoutuja-asiakkaan tiedot tallentuvat valtakunnalliseen kotoutumisen tietovarantoon viimeistään 1.1.2027 alkaen. Siihen asti tiedot tallentuvat työvoimaviranomaisen henkilöasiakastietovarantoon.
Kunnilla on mahdollisuus ottaa Koto-digi-järjestelmä käyttöön 1.1.2025 lähtien. Kuntia koskeva järjestelmän käyttövelvoite astuu voimaan 1.1.2027.
KEHA-keskus tiedottaa käyttöönotosta ja sen toteuttamissuunnitelmasta vuoden 2024 aikana. Järjestelmän käyttöönottoa varten järjestetään käyttöönottokoulutuksia.
Kunnille viestitään käyttöönoton suunnitelmasta hyvissä ajoin.
Järjestelmän käyttöönotto edellyttää kunnalta sekä muutoksia toimintamalliin että teknisiä muutoksia. Koto-digi-järjestelmä on valtakunnallinen kotoutumisen asiakastietojärjestelmä, jossa kotoutumisen tieto liikkuu eri kotoutumisen viranomaisten välillä. Toimintamallin muutokset voivat tulla kunnassa vastaan esimerkiksi siinä, miten kunnan ja hyvinvointialueen kotoutumiseen liittyvä yhteistyö järjestetään.
Käyttöönotto edellyttää teknisiä muutoksia. Nämä liittyvät muun muassa kunnan olemassa olevien kotoutumisen asiakastietojärjestelmien ja Koto-digi-järjestelmän yhteensovittamiseen.
Koto-digin käyttäminen on kunnille maksutonta. Tämänhetkisen tiedon mukaan kuluja kunnalle voi tulla käyttöönoton yhteydessä muun muassa olemassa olevien järjestelmien ja Koto-digi-järjestelmän yhteensovittamistyöstä. Kunnat vastaavat itse myös lisäosiin liittyvästä käyttöönotosta. Kustannuksiin voi laskea myös työaikaa, joka käytetään uuden järjestelmän käyttöönottoon.
1.1.2025 voimaan tulevassa laissa kotoutumisen edistämisestä (681/2023) säädetään, että kunnan on otettava käyttöön kotoutumisen valtakunnallinen asiakastietojärjestelmä. Järjestelmä on otettava käyttöön 31.12.2026 mennessä.
Lisätietoja:
Laki kotoutumisen edistämisestä (681/2023)
Koto-digi-järjestelmästä julkaistaan 1.1.2025 vähimmäisvaatimukset täyttävä versio. Järjestelmä mahdollistaa tuolloin 1.1.2025 voimaan tulevan kotoutumislain mukaiset toiminnat. Järjestelmän kehitys jatkuu vuosina 2025–2026. Helmikuussa 2024 järjestelmän kehitystyö on aikataulussa.
Koto-digi-järjestelmää kehitetään julkaisun jälkeen osana järjestelmän tuotannollista ylläpitoa. Asiakastietojärjestelmän kehittämistä on tarkoitus jatkaa vuosina 2025 ja 2026 kehittämällä erityisesti järjestelmän toiminnallisuuksia.
Lisäosilla tarkoitetaan laajennoksia valtionhallinnon tarjoamaan Koto-digi-järjestelmään. Laajennosmahdollisuuksia kehitetään ensisijaisesti varhaisen käyttöönoton jälkeen vuosien 2026 ja 2025 aikana.
