Kuvaus henkilötietojen käsittelystä Integration 2026 -tapahtuman yhteydessä.
Rekisterinpitäjä
ELY-keskusten kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus)
PL 1000, 50101 Mikkeli
Vaihde 0295 020 000
Sähköposti [email protected], [email protected]
Tietosuojavastaavan yhteystiedot: [email protected]
Rekisteröidyt
Integration 2026 -tapahtuman rekisteriin rekisteröidään tapahtuman tilaisuuksiin ja suunnitteluun ilmoittautuneet henkilöt.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella, rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi ja/tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi mm. Integration 2026 -tapahtuman viestinnän, markkinoinnin, yhteydenottojen, raportoinnin ja muiden yhteydenpitojen hoitamiseksi.
Mikäli rekisteröity ei toimita em. tarvittavia tietoja, KEHA-keskus ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista.
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat esimerkiksi seuraavat:
- Integration 2026 -tapahtumasta kertominen ja tiedottaminen
- Tapahtumaan liittyvän aineiston, kyselyn ja palautteen kohdistaminen
- KEHA-keskuksen kirjanpitovelvoitteiden täyttäminen ja EU-velvoitteiden täyttäminen
Rekisteriin tallennettavat tiedot
Integration 2026 -tapahtuman rekisteri sisältää yksityisten ihmisten tietoja:
- etu- ja sukunimi
- yhteystiedot
- organisaation nimi ja yhteystiedot
- ruokavalio
Rekisterin tietojen keräämisessä voidaan käyttää seuraavia järjestelmiä, kuten: Webropol ja sähköposti.
Lähtökohtaisesti tiedot kerätään Webropol-lomakkeella kotoutuminen.fi-sivuston kautta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus:
- pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin eli oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.
- vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyynnössä tulee yksilöidä, mikä tieto on virheellinen, millä perusteella se on virheellinen ja miten sitä tulisi muuttaa. Rekisterinpitäjän on tehtävä oikaisu ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterinpitäjälle
- rajoittaa käsittelyä. Jos rekisteröity on ilmoittanut, että hänen tietonsa ovat virheellisiä, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu
- perua suostumus. Käsiteltäessä henkilötietoja suostumuksen perusteella on rekisteröidyllä oikeus, milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus, jonka jälkeen henkilötietoja ei käsitellä, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta
- pyytää tietojen poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan henkilötiedon poistamista. Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita työ- ja elinkeinoministeriö tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittely ei ole asianmukaista. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Integration 2026 -tapahtumaan ilmoittautuneiden nimi- ja yhteystietoja ei luovuteta KEHA-keskuksen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta, ellei KEHA-keskuksella ole velvollisuus luovuttaa tieto KEHA-keskusta sitovan säännöksen nojalla. Poikkeuksena tähän Integration 2026 -tapahumaan ilmoittautuneiden nimi- ja yhteystiedot voidaan luovuttaa tapahtuman toiselle järjestäjälle eli Vantaan kaupungille. Tiedot luovutetaan vain tapahtuma toteutusta ja viestintää varten.
Muut tietojen luovuttamiset tapahtuvat julkisuuslain, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön (kuten valtionavustuslaki) perusteella, ja siitä päättää sekä luovutukset toteuttaa Integration-tapahtumakonseptista vastaava yksikkö.
Tietojen säilyttäminen
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin on tarpeen tai rahoittajan vaatiman ajan henkilön tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän yhteydenpidon mahdollistamiseksi sekä KEHA-keskusta sitovan lainsäädännön varmistamiseksi.
Rekisterinpitäjä pidättää itsellään oikeuden tallentaa erilliseen tilastoon Integration 2026 -tapahtumaan tai sen liitännäistapahtumiin osallistuneiden lukumäärän ja organisaation.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
KEHA-keskus vastaa rekisterinpitäjänä rekisterissä olevista henkilötiedoista. Tarvittaessa henkilötietoja voivat käsitellä kolmantena osapuolena ilmoittautumissovellusten ylläpidon vastuuhenkilöt. Henkilötietojen käsittelystä kolmansien osapuolien kanssa on sovittu tietojenkäsittelysopimuksilla. Integration 2026 -rekisterin tietoja käsittelevät KEHA-keskuksen Integration 2026 -tapahtumasta vastaavat henkilöt. Rekisteritietoja voidaan jakaa KEHA-keskuksen sisällä sekä Vantaan kaupungille ja tapahtuman EU-rahoittajalle (AMIF).
Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Tietojasi ei siirretä EU:n eikä Eta-maiden ulkopuolelle, ellei se ole välttämätöntä esimerkiksi Integration 2026 -tapahtumaan liittyvissä tilaisuuksissa. Jos tapahtuman toteuttamisessa tukena oleva kumppani on poikkeuksellisesti EU:n tai Eta-maiden ulkopuolella, tietojen toimittamisesta tällaiselle kumppanille informoidaan erikseen yhteyshenkilöille.