Kuvaus henkilötietojen käsittelystä ohjaus- ja neuvontapalveluiden yhteystietojen ilmoittamisen yhteydessä.
Rekisterinpitäjä
Työ- ja elinkeinoministeriö
(y-tunnus: 2160307-0)
PL 32, 00023 Valtioneuvosto
puhelin 029 516001,
sähköposti [email protected]
Tietosuojavastaavan yhteystiedot: [email protected]
Rekisteröidyt
Ohjaus- ja neuvontapalveluiden rekisteriin rekisteröidään ne maahanmuuttaneille suunnatut ohjaus- ja neuvontapalvelut (jäljempänä TNO-palvelut), jotka ovat ilmoittaneet tietonsa julkaistaviksi kotoutuminen.fi:ssä ja näiden TNO-palveluiden yhteyshenkilöiden yhteystiedot.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella, rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi ja/tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi mm. TNO-palveluiden listan ajan tasalla pitämisen sekä siihen liittyvän viestinnän, markkinoinnin, yhteydenottojen, raportoinnin ja muiden yhteydenpitojen hoitamiseksi.
Mikäli rekisteröity ei toimita kotoutuminen.fi:ssä TNO-palveluiden yhteystietokoosteessa julkaisemista varten tarvittavia tietoja, työ- ja elinkeinoministeriö ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn yhteystietoilmoitusta.
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat esimerkiksi seuraavat:
- TNO-palveluiden yhteystietolistauksesta ja siihen liittyvistä muutoksista kertominen ja tiedottaminen
- TNO-palveluiden yhteystietolistaukseen liittyvän aineiston, kyselyn ja palautteen kohdistaminen
- Työ- ja elinkeinoministeriön kirjanpitovelvoitteiden täyttäminen ja EU-velvoitteiden täyttäminen
Rekisteriin tallennettavat tiedot
Ohjaus- ja neuvontapalveluiden yhteystietorekisteri sisältää kuntien TNO-palveluiden tietoja ja kuntien TNO-palveluiden yhteyshenkilöiden tietoja:
- etu- ja sukunimi
- yhteystiedot
- TNO-palvelun nimi ja yhteystiedot
Yhteystietolistauksen käytettävyyteen liittyen annetut tarpeelliset tiedot, kuten:
- käytössä oleva kielivalikoima
- TNO-palvelun verkkosivut tai vastaava verkossa oleva lisätieto
TNO-palveluiden tietojen keräämisessä voidaan käyttää seuraavia järjestelmiä, kuten: Webropol, Questback ja sähköposti.
Lähtökohtaisesti tiedot kerätään kotoutuminen.fi-verkkopalvelussa julkaistavalla lomakkeella.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus:
- pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin eli oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.
- vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyynnössä tulee yksilöidä, mikä tieto on virheellinen, millä perusteella se on virheellinen ja miten sitä tulisi muuttaa. Rekisterinpitäjän on tehtävä oikaisu ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterinpitäjälle
- rajoittaa käsittelyä. Jos rekisteröity on ilmoittanut, että hänen tietonsa ovat virheellisiä, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu
- perua suostumus. Käsiteltäessä henkilötietoja suostumuksen perusteella on rekisteröidyllä oikeus, milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus, jonka jälkeen henkilötietoja ei käsitellä, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta
- pyytää tietojen poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan henkilötiedon poistamista. Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita työ- ja elinkeinoministeriö tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittely ei ole asianmukaista. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
TNO-palveluiden yhteystietoja ilmoittaneen nimi- ja yhteystietoja ei luovuteta työ- ja elinkeinoministeriön ulkopuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta, ellei ministeriöllä ole velvollisuus luovuttaa tieto ministeriötä sitovan säännöksen nojalla.
Muut tietojen luovuttamiset tapahtuvat julkisuuslain, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön (kuten valtionavustuslaki) perusteella, ja siitä päättää sekä luovutukset toteuttaa yhteystietolistauksesta vastaava yksikkö.
Tietojen säilyttäminen
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin on tarpeen henkilön tekemän yhteyshenkilöksi ilmoittautumisen ja siihen liittyvän yhteydenpidon mahdollistamiseksi, sekä työ- ja elinkeinoministeriötä sitovan lainsäädännön varmistamiseksi.
Tiedot poistetaan tai korvataan uuden yhteyshenkilön tiedoilla, jos yhteyshenkilö ei enää toimi ilmoittamansa TNO-palvelun yhteyshenkilönä. Rekisterinpitäjä pidättää itsellään oikeuden tallentaa erilliseen tilastoon yhteyshenkilöiden lukumäärän ja organisaation.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Työ ja elinkeinoministeriö vastaa rekisterinpitäjänä rekisterissä olevista henkilötiedoista. Tarvittaessa henkilötietoja voivat käsitellä kolmantena osapuolena ilmoittautumissovellusten ylläpidon vastuuhenkilöt. Henkilötietojen käsittelystä kolmansien osapuolien kanssa on sovittu tietojenkäsittelysopimuksilla. Ohjaus- ja neuvontapalveluiden rekisterin tietoja käsittelevät työ- ja elinkeinoministeriön työvoiman maahanmuutto- ja kotouttamisyksikön asiantuntijat sekä kotoutuminen.fi-verkkopalvelun päivittämisestä vastaavat henkilöt. Rekisteritietoja voidaan jakaa työ- ja elinkeinoministeriön sisällä.
Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Tietojasi ei siirretä EU:n eikä Eta-maiden ulkopuolelle. Jos TNO-palveluiden listauksen toteutukseen liittyvä kumppani on poikkeuksellisesti EU:n tai Eta-maiden ulkopuolella, tietojen toimittamisesta tällaiselle kumppanille informoidaan erikseen yhteyshenkilöille.