Kotoutumisen asiakastietojärjestelmä (Koto-AJ) on asiakastietojärjestelmä, joka tukee kotoutumisen asiakastyötä kunnissa, parantaa tiedonvaihtoa kotoutumisen eri toimijoiden välillä ja tuottaa tietoa kotoutumisesta kunnallisella, alueellisella ja valtakunnallisella tasolla.
Koto-AJ:tä käytetään kuntien kotoutumispalveluissa. Järjestelmän ensisijaisia käyttäjiä ovat kuntien kotoutumispalveluiden työntekijät. Järjestelmää käytetään verkossa työntekijälle haettavan, henkilökohtaisen käyttöoikeuden kautta. Myös hyvinvointialueiden tulee uuden kotoutumislain mukaisesti hyödyntää järjestelmän tietoa kotoutumislain mukaisten tehtävien hoitamisessa.
Koto-AJ:stä saatavien tietojen avulla voidaan kehittää kuntien, hyvinvointialueiden ja ELY-keskusten palveluja kotoutujille.
Koto-AJ voidaan ottaa kunnissa käyttöön alkuvuodesta 2025 alkaen. Kuntien käyttövelvoite astuu voimaan 1.1.2027 lähtien. KEHA-keskus ja työ- ja elinkeinoministeriö tiedottavat tarkemmin asiakastietojärjestelmätuotteesta ja sen käyttöönotosta syksystä 2024 alkaen.
Miten kunnan tulisi ennakoida Koto-AJ:n käyttöönottoa?
Kuntien kotoutumispalveluissa käytetään tällä hetkellä monenlaisia eri asiakastietojärjestelmiä. Koto-AJ:n on tarkoitus korvata käytössä olevat järjestelmät kunnille yhteisellä, valtakunnallisella tietojärjestelmäratkaisulla.
KEHA-keskus vastaa järjestelmän kehittämistyöstä ja ylläpidosta. Koto-AJ:n käyttö tulee olemaan kunnille maksutonta.
Kunnassa on hyvä ennakoida kustannuksia, jotka koituvat tietojen hausta käytössä olevasta järjestelmästä Koto-AJ:tä varten. Tähän voi liittyä esimerkiksi datan hakua tietokannasta toivottuun muotoon ja tietokenttien yhteensopivuuden tarkastelua. Valtionhallinto vastaa osin kustannuksista, jotka syntyvät tietojen ajamisesta Koto-AJ:n käyttöönoton yhteydessä.
Kunnille järjestetään Koto-AJ:n käytöstä alkusyksystä 2024 lähtien. Verkossa toteutettavaan koulutus- ja testiympäristöön ovat tervetulleita kuntien, hyvinvointialueiden ja ELY-keskusten työntekijät. Koulutusympäristön käyttöoikeuksien hakemisesta tiedotetaan kunnille erikseen syyskuussa 2024. Koulutus- ja testiympäristöä laajennetaan sitä mukaa, kun järjestelmän uudet toiminnallisuudet valmistuvat.
Koto-AJ:n ensimmäisessä versiossa käyttöoikeudet varsinaiseen asiakastietojärjestelmään ovat kuntien kotoutumispalvelujen työntekijöillä. Hyvinvointialueen työntekijät voivat tarkastella Koto-AJ:n tietoja niiltä osin kuin se on esimerkiksi monialaisen kotoutumissuunnitelman tekemisen kannalta tarpeellista. Koto-AJ:stä saatavaa raportointi- ja seurantatietoa tuotetaan sekä kuntien, hyvinvointialueiden, ELY-keskusten, KEHA-keskuksen että muun julkishallinnon tiedolla johtamisen tueksi.
