Tulevaisuudessa sekä työllisyys- että kotoutumispalveluita koskevaa tietoa halutaan käyttöön nykyistä enemmän. Uudet tietojärjestelmät mahdollistavat palveluiden tuloksellisuuden ja toimivuuden seurannan ja arvioinnin lähes reaaliajassa. Koto-digi-hankkeen tiedolla johtamisen tavoitteet nivoutuvatkin osaksi sekä hankkeen omaa järjestelmäkehitystä että tiedolla johtamisen laajempia tavoitteita. 

KEHA-keskuksen hallinnoimassa Koto-digi-hankkeessa kehitetään parhaillaan kotoutumisen valtakunnallista asiakastietojärjestelmää, jonka tarkoitus on tukea asiakastyötä ja tiedonvaihtoa kotoutumisen eri toimijoiden välillä. Hankkeen tavoitteena on myös parantaa kotoutumisen edistämisen tiedolla johtamista, mikä liittyy kiinteästi KEHA-keskuksen kasvavaan rooliin tiedon tuottajana ja analysoijana työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalalla.   
  
Kotoutumista koskevan tiedon hankintaan, varastointiin, jakamiseen ja hyödyntämiseen liittyy paljon ratkaistavia ja huomioon otettavia asioita. Tämä on ensimmäinen osa blogisarjasta, jossa käsitellään kotoutumisen edistämisen tiedolla johtamisen mahdollisuuksia ja haasteita.  

Kaikki tieto ei ole hyödyllistä  

Hankkimisen arvoiselle tiedolle voi olla monenlaisia kriteerejä, mutta ensisijainen kriteeri on hyödynnettävyys: mistä tiedosta on hyötyä yksilölle, organisaatiolle tai yhteiskunnalle. Liiketoiminnassa hyödynnettävyyttä voi tarkastella eurojen kautta, mutta julkisissa palveluissa hyöty voi olla vaikeampi laskea, ja monenlaista tietoa tarvitaan. Yksittäisten mittarien tuottaman kuvan sijaan kerättävää tietoa olisi tarkasteltava kokonaisuutena, jonka hahmottamista varten on laadittava monipuolinen mittaristo. 
 
On suhteellisen helppo kerätä ja raportoida volyymitietoja ihmisistä ja palveluista, esimerkiksi siitä, kuinka monta thain kielistä asuu Riihimäellä tai kuinka monta henkilöä aloitti kotoutumiskoulutuksen Kainuussa helmikuussa 2023. Tällainen tieto luo kuvaa ihmisten ja palveluiden määrästä ja auttaa pysymään kartalla maahanmuutosta ja maahanmuuttajien tueksi tarvittavista palveluista. Volyymitiedot voivat näin ollen olla paitsi helposti kerättäviä myös hyödyllisiä.  
 
Toinen, melko helposti saatava ja tärkeä tieto, ovat odotusajat: kuinka kauan asiakkaan on odotettava esimerkiksi kotikuntamerkintää, palvelutarpeen arvioita, kotoutumissuunnitelmaa tai ensimmäistä koulutusta. Odotusajat ovat olennainen mittari palvelujärjestelmän toimivuutta tarkasteltaessa. Asiakas- ja palvelumäärät tai odotusajat eivät kuitenkaan kerro laadusta. Mahdollinen on esimerkiksi tilanne, jossa asiakkaita ohjataan palveluihin nopeasti, mutta palveluilla ei ole myönteistä vaikutusta kotoutumiseen.  

Fokus kotoutujiin ja heidän hyvinvointiinsa 

Palvelujen laatu ja vaikutus kertovat siitä, tehdäänkö oikeita asioita. On vaativampaa kerätä tietoa palveluiden laadusta ja vaikutuksesta kuin asiakasmääristä ja toteutuneista palvelutapahtumista, koska se vaatii arviointia. Laadun selvittämisessä tiedon oikeellisuus ei ole kiinni vain kirjauksesta vaan myös siitä, onko arvio ollut oikea.  
 
Kotoutumisessa laatua ja vaikutusta edustavat esimerkiksi seuraavat mittarit: millainen on kotoutujien suomen kielen taito ennen ja jälkeen koulutuksen, kuinka tyytyväinen asiakas oli palveluun, oliko tulkkaus laadukasta tai kuinka moni asiakas työllistyi koulutustaan vastaavaan työhön.  
 
Tiivistäen: tiedonhankinnassa tulisi keskittyä siihen, mikä on hyödyllistä eikä kerätä kaikenlaista tietoa vain, koska se on mahdollista. Vaikka asiakasmäärien, toteutuneiden palvelusuoritteiden tai odotusaikojen tarkastelu on verraten yksinkertaista, se ei anna tietoa kotoutumisen edistymisestä tai palvelujen laadusta. Siksi on tärkeää rakentaa myös laatua tarkastelevia mittareita ja täydentää kvantitatiivista dataa esimerkiksi asiakkaiden ja asiantuntijoiden haastatteluilla. Kaiken kaikkiaan olisi tärkeää, että kotoutumisen tiedolla johtamisen fokus olisi kotoutujissa ja heidän hyvinvoinnissaan, eikä heille tarjottavissa palveluissa ja niiden käytössä. 
  
Antti Kanniainen, tiedolla johtamisen projektipäällikkö, ELY-keskusten ja TE-toimistojen kehittämis- ja hallintakeskus (KEHA-keskus) 
Kuva: photocredit Kuvamestari Trio

Tutustu Koto-digiin ajankohtaissivulla tai liity hankkeen työtilaan Kotoutumisen kumppanuusalustalla.