Jotta voimme johtaa tiedolla, tiedon pitää olla kattavaa, oikea-aikaista, eheää, pätevää (validia) ja luotettavaa. Jos tieto ei ole kaikkea tätä, sen pohjalta tehtävät analyysit ja analyysin pohjalta tehdyt tulkinnat tai päätökset menevät helposti metsään. Kun päätöksenteko perustuu laaduttomalle datalle voi käydä niin, että seuraukset ovat ennakoimattomia tai että ratkaistavaksi aiottu ongelma ei poistu tai jopa pahenee. Jos tietoa siis lähdetään keräämään päätöksenteon perustaksi, se on tehtävä kunnolla. 

KEHA-keskuksen Koto-digi-hankkeessa rakennetaan parhaillaan valtakunnallisia kotoutumisen tietojärjestelmäpalveluja ja samalla työvälineitä kotoutumisen tiedolla johtamiseen. Tämä on toinen osa blogisarjasta, jossa käsitellään kotoutumisen edistämisen tiedolla johtamisen mahdollisuuksia ja haasteita.

Tiedon kerääminen on prosessi

Kuinka sitten voimme tuottaa laadukasta tietoa? Tiedon keräämistä on tarkasteltava prosessina, ja prosessin jokaisen vaiheen riskit on tunnistettava ja minimoitava. Ensinnäkin on pohdittava mittareita. Mittarit on valittava tavoitteiden mukaan, eikä toisinpäin. Lisäksi on varmistettava, että valittu mittari mittaa sitä, mitä sen on tarkoitus mitata. Tiettyä ilmiötä varten pitää olla myös tarpeeksi monta mittaria. Esimerkiksi tulkkauksen laadukkuutta voidaan tarkastella asiakkaan, ammattilaisen ja tulkin näkökulmasta.

Toisekseen mittareiden pitää olla sellaisia, että niitä varten voi tosiasiallisesti tuottaa tietoa. Vaikka tunnistettaisiin todella hyödyllistä tietoa tuottava mittari, mutta tiedon kerääminen sitä varten olisi liian vaikeaa, mittaria olisi arvioitava uudelleen tai se olisi jopa hylättävä. Kotoutumispalveluissa esimerkistä voisi käydä se, että tiedon keräämistä varten pitäisi tavoittaa palveluista töihin siirtyneet yksitellen. Näin saataisiin kyllä erinomaista tietoa, mutta kyseisen tiedon reaaliaikainen kerääminen olisi työlästä ja erittäin kallista.

Asiakastyön kirjaukset muodostavat tiedon pohjan

Suuri osa kotoutumista ja kotoutumispalveluita koskevasta datasta perustuu asiakastyötä tekevien ammattilaisten tekemiin kirjauksiin. Olisi siis varmistettava, että kirjaukset ovat laadukkaita. Se vaatii sekä osaavaa henkilöstöä että jo edellä mainittua vaivattomuutta. Jos kirjaus on vain tilastointia varten, ei tue asiakastyön sujumista ja on lisäksi työläs, se jää helposti tekemättä. Tiedon tuotantoa varten kirjausten olisi hyvä tuottaa rakenteistettua tietoa, mikä taas tarkoittaa sitä, että käyttäjäystävälliset avoimet kentät pitäisi minimoida. Kirjausten onnistumista olisi hyvä tukea myös ennakkoon suunnittelemalla järjestelmää tulevien käyttäjien kanssa ja käyttöönottokoulutuksilla.

Tiivistäen: laadukas tieto on arvokasta päätöksentekijöille, mutta sen kertyminen ei ole itsestään selvää. Laadukkaan tiedon edellytyksiä ovat muun muassa harkiten määritellyt mittarit. Tiedon tuottaminen ei myöskään saisi olla liian työlästä. Lisäksi, jos tieto perustuu ihmisten tekemiin kirjauksiin, on pystyttävä luottamaan kirjausten oikeellisuuteen. Hyvin suunniteltu tietojenkeruu ja -kertymisprosessi on yksi tiedonhallinnan peruspalikoista ja auttaa varmistamaan, että tiedolla johtaminen todella onnistuu.

Antti Kanniainen, tiedolla johtamisen projektipäällikkö, ELY-keskusten ja TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus) 
Kuva: photocredit Kuvamestari Trio

Lisätietoja: 
Tutustu Koto-digi-hankkeeseen hankkeen kotisivulla tai liity hankkeen työtilaan Kotoutumisen kumppanuusalustalla.
Blogisarjan 1. blogi: Koto-digin kehitystyö nostaa pintaan tiedonhankinnan kysymykset